Juridisch

Deze voorwaarden gelden voor het gebruik van de webdienst SonaFact op sonafact.com (de «Dienst»). Wie de Dienst levert («SonaFact», «wij») staat onderaan deze pagina onder «Dienstverlener». Door een account aan te maken ga je met deze voorwaarden akkoord. Ben je het er niet mee eens, gebruik de Dienst dan niet.

De Dienst zet geluidsopnames om in transcripten die je kunt corrigeren, beluisteren, exporteren en vertalen, en maakt AI-documenten zoals vergadernotulen, samenvattingen en takenlijsten.

Om de Dienst te gebruiken heb je een internetverbinding nodig, een recente versie van een gangbare browser met JavaScript en cookies ingeschakeld, en een werkend e-mailadres.

• Om een account aan te maken moet je 18 jaar of ouder zijn.
• Je geeft een geldig e-mailadres op en houdt je wachtwoord geheim.
• Je bent verantwoordelijk voor wat er via je account gebeurt.
• Eén account is voor één persoon, tenzij je abonnement iets anders bepaalt.
• Vanwege sanctieregels openen we geen nieuwe accounts voor mensen die verbinding maken vanuit Rusland, Belarus, Iran, Noord-Korea, Cuba of Syrië.

De Dienst wordt aangeboden in een gratis abonnement en in betaalde abonnementen met verschillende limieten (bijvoorbeeld uren audio per maand). De actuele abonnementen, prijzen en limieten staan op de prijspagina.

• Betaalde abonnementen worden verkocht door onze wederverkoper Dodo Payments, die optreedt als verkoper (merchant of record): Dodo verwerkt de betaling, stelt de factuur op en regelt de belastingen. Wanneer je een betaald abonnement koopt, ga je ook akkoord met de kopersvoorwaarden van Dodo Payments die bij het afrekenen worden getoond.
• Je ziet de prijs voordat je betaalt. Verschuldigde belastingen, zoals btw, worden bij het afrekenen berekend op basis van waar je woont.
• Je prijs hangt af van het land van je account. We stellen dat vast bij het aanmaken van je account, op basis van het land waarvandaan je verbinding maakt. Je kunt het niet zelf wijzigen; als je naar een ander land verhuist, schrijf dan naar support@sonafact.com. Bij het afrekenen wordt de prijs van het land van je account berekend; land en valuta kun je daar niet wijzigen.
• Een betaald abonnement betaal je vooraf, per maand of per jaar naar keuze, en het wordt aan het einde van elke factuurperiode automatisch verlengd totdat je het opzegt.
• De kaart waarmee een abonnement wordt betaald, kun je op elk moment wijzigen op de pagina ‘Abonnement’ in je account.
• Je kunt betalen met een kaart, Apple Pay, Google Pay of een lokale methode die de betaalpagina voor je land toont, zoals UPI, Pix, Kakao Pay, Naver Pay of SEPA-incasso. Welke methoden worden aangeboden, hangt af van je land, je valuta en het bedrag. In India worden verlengingen die met UPI of een Indiase kaart worden betaald ongeveer 48 uur na de verlengingsdatum afgeschreven, zoals de regels van de Reserve Bank of India vereisen. Is het land van je account India, dan kun je alleen met UPI betalen.
• Je kunt een abonnement ook voor 30 dagen of 12 maanden kopen met een eenmalige betaling. Het verlengt niet; daarna gaat je account over op het gratis abonnement. Koop je hetzelfde abonnement opnieuw, dan komt de tijd bij het einde van je huidige toegang. Koop je een ander abonnement, dan begint het meteen en wordt de ongebruikte tijd van het oude omgezet in tijd van het nieuwe, naar verhouding van hun maandprijzen. Eenmalige toegang kan niet worden gekocht zolang een abonnement loopt.

• Je kunt een betaald abonnement op elk moment opzeggen op de pagina ‘Abonnement’ in je account. Je kunt ook mailen naar support@sonafact.com, dan zeggen wij het voor je op.
• De opzegging gaat in aan het einde van de lopende factuurperiode. Tot dan houd je alle functies van je betaalde abonnement; daarna gaat je account over naar het gratis abonnement.
• Om niet voor de volgende factuurperiode te betalen, zeg je uiterlijk 48 uur voor het begin ervan op.

• Een betaald abonnement gaat direct na de betaling in. Voordat je betaalt, vraag je ons uitdrukkelijk om er meteen mee te beginnen en erken je dat je daardoor je herroepingsrecht voor de aankoop verliest.
• Als dwingend consumentenrecht je toch toestaat de aankoop te herroepen, betaal je voor het deel van de factuurperiode dat je al hebt gebruikt.
• Betalingen worden niet terugbetaald, ook niet voor het ongebruikte deel van een factuurperiode, tenzij de wet een terugbetaling vereist of de Dienst door onze schuld niet werkte zoals beschreven.
• Eén uitzondering: als een betaling is gedaan tegen de prijs van een ander land dan het land waar je kaart is uitgegeven, en het abonnement in het land van de kaart duidelijk meer kost, kunnen we de hele betaling terugbetalen en het abonnement beëindigen. Het land van je account wordt dan het land waar de kaart is uitgegeven, en je kunt het abonnement opnieuw kopen tegen de prijs van dat land.
• Voor een terugbetaling mail je naar support@sonafact.com. Dodo Payments betaalt terug naar het oorspronkelijke betaalmiddel.

• Als je in Brazilië woont, kun je de aankoop van een betaald abonnement of eenmalige toegang binnen 7 dagen na de aankoop herroepen, zonder opgave van redenen (artikel 49 van het Braziliaanse Wetboek voor consumentenbescherming).
• Als je in Argentinië woont, kun je de aankoop van een betaald abonnement of eenmalige toegang binnen 10 dagen na de aankoop herroepen, zonder opgave van redenen (artikel 34 van Wet 24.240). De link ‘Botón de arrepentimiento’ onder aan onze website leidt naar het herroepingsformulier, dat je zonder account en zonder in te loggen kunt versturen.
• In beide gevallen gelden de regels uit het vorige punt over het verlies van het herroepingsrecht en het betalen voor het al gebruikte deel niet voor jou: we betalen het volledige bedrag terug dat je hebt betaald.
• Om te herroepen verstuur je het formulier op sonafact.com/nl/withdrawal/ of mail je naar support@sonafact.com vanaf het e-mailadres waarmee je de aankoop hebt gedaan. Als je het formulier gebruikt, sturen we je meteen per e-mail een bevestiging met het nummer van je verzoek.
• Na de herroeping beëindigen we je betaalde abonnement en gaat je account over op het gratis abonnement; je opnames, transcripties en documenten blijven bewaard. We geven binnen 14 dagen na je verzoek opdracht tot de terugbetaling. Dodo Payments betaalt het geld terug naar het betaalmiddel dat je hebt gebruikt; hoe snel het bij je is, hangt af van je bank of kaartuitgever.

• Je houdt alle rechten op de opnames die je uploadt en op de transcripten en documenten die daaruit voortkomen.
• Je geeft ons toestemming je inhoud op te slaan en te verwerken, uitsluitend om je de Dienst te leveren.
• Het is aan jou om het recht te hebben de mensen in je opnames op te nemen en die opnames naar de Dienst te uploaden (zie ook onderdeel 10 van de privacyverklaring).

• inhoud uploaden die onrechtmatig is of waarop je geen rechten hebt;
• de Dienst gebruiken om rechten van anderen te schenden, waaronder privacy en intellectuele eigendom;
• proberen de beveiliging of de limieten van de Dienst te doorbreken, te overbelasten of te omzeilen;
• de Dienst benaderen met geautomatiseerde middelen anders dan die wij aanbieden;
• de Dienst doorverkopen zonder onze schriftelijke toestemming.

Je mag niet:

We kunnen een account dat deze voorwaarden schendt opschorten of blokkeren. Waar dat kan, laten we eerst weten wat er mis is en geven we je de kans het recht te zetten.

Transcripten, vertalingen en AI-documenten worden automatisch gemaakt en kunnen fouten bevatten. Controleer ze voordat je erop vertrouwt, zeker bij juridische, medische, financiële of andere belangrijke beslissingen.

We doen ons best om de Dienst beschikbaar en betrouwbaar te houden, maar we garanderen geen ononderbroken werking. We kunnen onderhoud uitvoeren en functies wijzigen of stopzetten. Exporteer transcripten die belangrijk voor je zijn en bewaar er zelf een kopie van.

Voor zover de wet dat toelaat zijn we niet aansprakelijk voor indirecte schade, gederfde winst of gegevensverlies door het gebruik van de Dienst. Niets in deze voorwaarden beperkt onze aansprakelijkheid waar de wet dat niet toestaat, in het bijzonder voor opzettelijk veroorzaakte schade, en niets beperkt de rechten die de wet aan consumenten toekent.

Je kunt op elk moment stoppen met de Dienst en je account in de instellingen verwijderen. Daarmee eindigt de overeenkomst en worden je gegevens gewist zoals beschreven in de privacyverklaring. Wij kunnen de overeenkomst beëindigen met een opzegtermijn van ten minste 30 dagen per e-mail, of onmiddellijk bij een ernstige schending van deze voorwaarden. Ben je consument in de Europese Unie, dan mag je de overeenkomst binnen 14 dagen na het aanmaken van je account zonder opgaaf van reden ontbinden door je account te verwijderen of ons dat per e-mail te laten weten. Dit recht geldt voor het gratis account; voor betaalde abonnementen geldt artikel 5.

Een klacht over de Dienst stuur je naar support@sonafact.com. Beschrijf wat er mis is en, als het kan, hoe je het opgelost wilt zien. We reageren binnen 14 dagen.

We kunnen deze voorwaarden wijzigen om gegronde redenen, zoals veranderingen in de Dienst, in de wet of in beveiligingseisen. We publiceren de gewijzigde voorwaarden op deze pagina, met de datum waarop ze ingaan, minstens 14 dagen voordat ze ingaan. Ga je niet akkoord, dan kun je je account vóór die datum verwijderen.

Op deze voorwaarden is Pools recht van toepassing. Ben je consument, dan ontneemt dat je niet de bescherming van de dwingende regels van het land waar je woont, en kun je je wenden tot de rechter die volgens het toepasselijke recht bevoegd is.

support@sonafact.com

Deze privacyverklaring legt uit hoe SonaFact («SonaFact», «wij») met persoonsgegevens omgaat wanneer je de webdienst SonaFact op sonafact.com (de «Dienst») gebruikt. Wie de Dienst levert en verwerkingsverantwoordelijke is voor je accountgegevens, staat onderaan deze pagina onder «Dienstverlener». Heb je een vraag over privacy, mail dan naar privacy@sonafact.com. Deze verklaring gaat alleen over de webdienst SonaFact. Ze geldt niet voor de SonaFact-desktopapp, die alles op je eigen computer bewaart en niets naar ons stuurt.

Je uploadt een geluidsopname. Wij zetten die om in een transcript met tijdstempels en onderscheiden daarbij de sprekers. Je kunt het transcript corrigeren, beluisteren, exporteren en vertalen, en onze AI om notulen, een samenvatting of een takenlijst vragen. Je kunt ook al je transcripten tegelijk doorzoeken en vragen stellen over je opnames.

• je e-mailadres;
• je wachtwoord, uitsluitend opgeslagen als eenrichtingshash (je echte wachtwoord zien of bewaren we nooit);
• log je in met Google, dan een Google-account-identificatie (je Google-wachtwoord krijgen we niet);
• als je inlogt met Apple: een Apple-accountnummer en, als je ervoor kiest je e-mailadres te verbergen, het doorstuuradres dat Apple je in plaats daarvan geeft (we ontvangen je Apple-wachtwoord niet). Om bij het verwijderen van je account de toegang van SonaFact tot je Apple ID in te trekken, bewaren we ook een versleuteld token van Apple en gebruiken we dat nergens anders voor;
• als je inloggen in twee stappen inschakelt: het geheim waarmee je authenticator-app zijn codes maakt, en eenrichtingshashes van je tien back-upcodes (elke code werkt één keer) — versleuteld opgeslagen. De QR-code voor je app maken we op onze eigen server. Als je inloggen in twee stappen uitschakelt, verwijderen we ze;
• je abonnement, de datum waarop je je e-mailadres bevestigde, de aanmaakdatum van je account en de status ervan.
• als je een betaald abonnement koopt: een klant- en abonnementsidentificatie van Dodo Payments, het gekochte abonnement en de status van je abonnement. Je kaartnummer krijgen en bewaren wij nooit. Van Dodo Payments bewaren we ook het land van je factuuradres; zolang je abonnement loopt, hangen je prijs en je daglimiet voor AI-opdrachten daarvan af. Als je eenmalige toegang koopt, bewaren we ook van elke betaling de identificatie, het abonnement, de periode, het bedrag, de valuta en de betaalmethode.
• het land van je account: de tweeletterige code van het land waarvandaan je verbinding maakt wanneer je je account aanmaakt — of, als we dat dan niet kunnen bepalen, het land van je eerste verbinding dat we wel kunnen plaatsen, of het land waar de kaart van je eerste betaling is uitgegeven. Je IP-adres slaan we niet op, alleen deze code. Daarvan hangen af: je prijzen op de prijs- en abonnementspagina en bij het afrekenen, de valuta van prijzen in onze e-mails en je daglimiet voor AI-opdrachten. Je kunt het niet zelf wijzigen: wij wijzigen het als je ons schrijft dat je bent verhuisd, of na een terugbetaling zoals beschreven in de Voorwaarden (punt 5, terugbetalingen). We bewaren het zolang je account bestaat;
• als je betaalt met een kaart die is uitgegeven in een ander land dan het land waarvoor je prijs is vastgesteld: de betalingscode, het land van uitgifte van de kaart, het land van de prijs, het abonnement, het bedrag en de valuta van de betaling, en de vergelijking van die prijs met de prijs in het land van de kaart. Hiermee controleren we of de betaalde prijs past bij het land van je kaart (zie de Voorwaarden, punt 5, terugbetalingen). We bewaren dit zolang je account bestaat;
• als de link waarmee je op onze website komt campagnelabels bevat (bijvoorbeeld utm_source=newsletter): die labels, bij het aanmelden bij je account opgeslagen, zodat we weten welke campagnes mensen opleveren die de Dienst gebruiken. Als je via een andere website op onze website komt, slaan we op dezelfde manier het domein van die website bij je account op (bijvoorbeeld google.com), nooit het volledige adres van de pagina waar je vandaan kwam.
• als je een betaald abonnement opzegt en ons vertelt waarom: de gekozen reden en je opmerking.

• de opnames die je uploadt, met bestandsnaam, grootte en duur;
• een vingerafdruk van elk bestand dat je uploadt (de grootte en een hash van het begin en het einde), berekend in je browser, zodat we je kunnen laten weten dat je een bestand uploadt dat al getranscribeerd is;
• opnames die je in de browser maakt met de knop ‘Opnemen’: het geluid van je microfoon, dat tijdens het opnemen in korte, versleutelde delen naar ons wordt gestuurd. Als je op Stop drukt — of als er 10 minuten geen nieuw deel is binnengekomen, bijvoorbeeld omdat de pagina werd gesloten — voegen we de delen samen tot één bestand en verwijderen we ze; vanaf dan wordt de opname behandeld als een geüploade opname. We gebruiken je microfoon pas nadat je op ‘Opnemen’ hebt gedrukt en hem in je browser hebt toegestaan, en alleen tot de opname stopt. Als je een online gesprek opneemt (in Chrome of Edge op een computer), neemt je browser ook het geluid op van het tabblad dat je kiest om te delen — of, op Windows, van het scherm — en mengt het met je microfoon in dezelfde opname: alleen het geluid, nooit het beeld. Dat geluid krijgen we pas nadat je in je browser hebt gekozen wat je deelt, en alleen tot je stopt met delen of de opname stopt. SonaFact neemt niet deel aan het gesprek; zie onderdeel 10 over het informeren van de andere deelnemers;
• opnames die je via een link toevoegt (bijvoorbeeld een bestand dat is gedeeld vanuit Dropbox of Google Drive, of vanaf je eigen server): onze server downloadt het bestand van het adres dat je opgeeft en behandelt het vanaf dan als een geüpload bestand. We bewaren de bestandsnaam, niet het adres. De dienst waar de link naartoe leidt, kies je zelf; die is niet onze verwerker;
• de transcripten, inclusief alles wat er gezegd is, de sprekersnamen die je invult en de tijd van elk woord;
• eerdere versies van een transcript: vóór elke wijziging die je in de editor maakt, bewaren we de vorige tekst en sprekers, zodat je de wijziging ongedaan kunt maken of een eerdere versie kunt terugzetten — versleuteld bewaard zoals transcripten, maximaal 50 versies per transcript, elk 30 dagen lang;
• de documenten die de AI maakt (notulen, samenvattingen, takenlijsten) en de vertalingen;
• de markeringen die je maakt (de geselecteerde tekst, de kleur ervan en je notitie) en clips (een tijdsspanne en de naam ervan) — versleuteld bewaard zoals transcripten; de audio van een clip wordt niet apart bewaard, maar uit je opname geknipt wanneer de clip wordt afgespeeld of gedownload;
• video's die je uploadt om ondertitels in het beeld te laten zetten: de video, de naam en duur ervan, en het uiterlijk en de taal van de ondertitels die je kiest. De video wordt in de EU bewaard, onversleuteld, alleen voor dit werk: we verwijderen hem zodra de ondertitels erin staan — of na 6 uur als je nooit begint — en we verwijderen de afgewerkte video 24 uur nadat hij klaar is;
• de namen van de mappen en tags die je maakt, en welke opnames erin staan;
• je woordenlijst: namen en termen die je toevoegt, met hun varianten en taal — versleuteld opgeslagen en met je opnames naar de verwerkingsserver in de EU gestuurd, zodat die ze goed verstaat;
• beoordelingslijsten voor gesprekken die je schrijft (de criteria om een gesprek te analyseren) — versleuteld opgeslagen; als je een analyse aanvraagt, wordt de lijst met de tekst van het transcript naar de verwerkingsserver in de EU gestuurd;
• ondertitels die je in de ondertiteleditor corrigeert of uploadt vanuit je eigen SRT- of VTT-bestand — versleuteld opgeslagen bij het transcript. Een video die je in de ondertiteleditor opent, speelt alleen in je browser af en wordt niet naar ons gestuurd;
• automatische titels: als de bestandsnaam van een opname er niets over zegt (bijvoorbeeld IMG_4821), wordt na de transcriptie de tekst van het transcript naar de verwerkingsserver in de EU gestuurd, die op basis van het gesprek een korte titel schrijft, en we geven de opname die naam. Tot je de opname zelf een andere naam geeft, bewaren we de oorspronkelijke bestandsnaam, zodat je die kunt terugzetten. Je kunt dit uitschakelen in Instellingen;
• de sjablonen voor AI-documenten die je schrijft (naam, doel, secties, instructies en taal) en eenmalige verzoeken om een document — versleuteld bewaard zoals transcripten. Een document dat uit een sjabloon is gemaakt, bewaart er een kopie van, zodat het zijn naam houdt nadat je het sjabloon hebt gewijzigd of verwijderd.

Je inhoud kan persoonsgegevens bevatten van anderen die in de opname spreken. Zie onderdeel 10.

Om te kunnen tonen wie wat zei, onderscheidt de Dienst de stemmen binnen één opname. Hij herkent niemand aan zijn stem, maakt geen profielen of stemafdrukken en bewaart na afloop van het transcript geen enkel stemkenmerk. Elke opname wordt los verwerkt: spreekt dezelfde persoon in meerdere opnames, dan legt de Dienst daar geen verband tussen. Sprekers krijgen neutrale aanduidingen (bijvoorbeeld «Spreker 1»), tenzij je zelf namen invult. Als je erom vraagt, kan de Dienst namen van sprekers voorstellen op basis van wat er in de opname is gezegd — bijvoorbeeld als iemand zich voorstelt — en gebruikt daarvoor alleen de tekst van het transcript, nooit de stem. Hij toont het fragment waarin de naam valt, en een naam wordt alleen gebruikt als je hem accepteert.

• verwerkingslogs (status van de opdracht, duur, fouten), zonder de inhoud van je opnames;
• tellers die nodig zijn om de limieten van je abonnement toe te passen (bijvoorbeeld verbruikte minuten); het aantal dagen waarop je SonaFact hebt gebruikt en de datum van de laatste (UTC) — alleen een getal en een datum, niet wat je deed — zodat we kunnen zien of mensen terugkomen;
• beoordelingen van transcripten: of je een transcript goed of zwak vond en, bij een zwak transcript, de redenen die je uit een vaste lijst koos — nooit tekst. Onze beheerders zien alleen totalen. Een beoordeling wordt samen met de opname verwijderd. Na je eerste transcriptie vragen we één keer of het resultaat bruikbaar is (ja, deels of nee) en daarna wat er niet klopte of wat je meestal opneemt — antwoorden alleen uit vaste lijsten, bewaard zoals een beoordeling. Je kunt de vraag overslaan;
• eenmalige links die we per e-mail sturen (accountbevestiging, wachtwoord wijzigen), alleen als hash opgeslagen en beperkt geldig;
• technische gegevens zoals je IP-adres, die onze infrastructuurleveranciers verwerken om de Dienst te leveren en tegen misbruik te beschermen;
• je land, voor de prijzen: als je bent ingelogd, tonen de prijs- en abonnementspagina de prijzen voor het land van je account (zie punt 3, accountgegevens). Anders zoekt onze server het land waarvandaan je verbinding maakt op in de landendatabase die op de server zelf staat, en alleen als hij het niet herkent, gebruikt hij de tweeletterige landcode die je browser van Cloudflare krijgt en meestuurt. Dit land slaan we niet op. Op de andere pagina's van onze website vraagt je browser Cloudflare alleen om dezelfde code om bezoekers uit Argentinië en Brazilië de link voor het herroepen van een aankoop te tonen en je land voor te stellen in het herroepingsformulier; deze code wordt niet naar onze server gestuurd;
• je land, bij het aanmaken van een account: onze server zoekt je IP-adres op in een landendatabase die op de server zelf staat; voor deze controle wordt het adres naar niemand verstuurd. Zo openen we geen nieuwe accounts vanuit landen waartegen sancties gelden (Rusland, Belarus, Iran, Noord-Korea, Cuba en Syrië). Bij de controle wordt je adres niet opgeslagen. Bij je account slaan we alleen tweeletterige landcodes op, nooit het adres: het land van je account (zie punt 3, accountgegevens) en het land van je laatste verbinding, hooguit één keer per uur bijgewerkt terwijl je de Dienst gebruikt. Dat laatste gebruiken we zolang het land van je account nog niet bekend is en, wanneer de taal van een opname automatisch wordt herkend, als hulp bij de keuze tussen Hindi- en Urdu-schrift. Beide codes worden samen met je account verwijderd. IP geolocation by DB-IP;
• websitestatistieken: als je sonafact.com bezoekt, telt Pirsch het bezoek zonder cookies — het paginaadres, de website waar je vandaan komt, campagnelabels in de link, je browser, besturingssysteem, apparaattype, land en schermgrootte. Pirsch gebruikt je IP-adres alleen om een anoniem bezoekersnummer te berekenen dat elke dag verandert, en bewaart het niet. Pagina's binnen de app en eenmalige links uit e-mails worden niet geteld. Op de pagina's van onze gratis tools krijgt Pirsch ook een gebeurtenis wanneer je een tool gebruikt of het resultaat naar SonaFact meeneemt — alleen met de naam van de tool, nooit met je bestand of tekst;
• citaatcontroles: een citaat dat je controleert, wordt in het geheugen van onze server vergeleken met je transcripties en niet opgeslagen. Pirsch krijgt een accountgebeurtenis met de uitkomst (gelijk, met verschillen of niet gevonden) en of je één opname of alle hebt gecontroleerd — nooit het citaat zelf;
• accountgebeurtenissen: een korte melding dat er iets in je account is gebeurd — je hebt je aangemeld, je hebt een opname geüpload (en, als je browser die vóór het versturen kleiner heeft gemaakt, de grootte ervan voor en na), je eerste transcriptie of AI-document is klaar, je hebt een limiet van het Free-abonnement bereikt, je bent na een week teruggekomen, of je hebt een abonnement gekocht of opgezegd. Die gaat naar Pirsch met het abonnement, de reden, het soort document of het bestandsformaat (zoals MP3) en je campagnelabels, maar zonder je e-mailadres, je naam, je accountnummer, de bestandsnaam of iets uit je opnames. Zodat Pirsch hem samen met je bezoek kan tellen, bevat hij het IP-adres en de browser van je laatste verzoek, die onze server hooguit 24 uur in het geheugen houdt en niet opslaat. Bij een aankoop bevat het ook het bedrag, de valuta en het prijsniveau voor je land (100, 70, 60, 55 of 50% van de prijs in Amerikaanse dollars). Het vermeldt ook dat een proef zonder account is gestart (alleen met het bestandsformaat) en, als die later naar een nieuw account ging, dat dat is gebeurd. Ook wordt vastgelegd dat je een opname in de browser hebt gestart of opgeslagen (met de lengte in hele minuten en of de opname werd onderbroken). Daarnaast wordt vastgelegd dat je je opnames hebt doorzocht (alleen met het aantal treffers), er een vraag over hebt gesteld (met de reikwijdte, het aantal opnames en of er een antwoord is gevonden) of op een koppeling in een antwoord hebt geklikt — nooit waarnaar je zocht, de vraag of het antwoord. Verder vermeldt het dat er een link naar een opname is gemaakt (met de gekozen opties), dat zo'n link is geopend — geteld als een bezoek aan onze website, zonder de link of iets uit de opname —, dat er een opmerking is toegevoegd en dat er vanuit een gedeelde opname een account is aangemaakt. Ook vermeldt het dat er een markering is toegevoegd (met de kleur ervan) of een clip is gemaakt (met de lengte ervan). Ook vermeldt het dat je een sjabloon voor AI-documenten hebt gemaakt of een document hebt aangevraagd uit een sjabloon of uit een verzoek in je eigen woorden (alleen met je abonnement) — nooit het sjabloon, de naam ervan of het verzoek. Ook vermeldt het dat een opname is getranscribeerd in de modus gemengde talen (alleen met de codes van de twee talen ervan). Ook vermeldt het dat je van de pagina Abonnement naar de betaalpagina bent gegaan (met het abonnement, de periode, de getoonde valuta en je campagnelabels). Knoppen in onze e-mails hebben de campagnetags utm_source=email, utm_medium=lifecycle en de naam van de e-mail; ga je via zo'n knop naar de betaalpagina, dan dragen de gebeurtenissen voor het naar de betaalpagina gaan en voor de aankoop de naam van die e-mail in plaats van de campagnetags van je account. Ook vermeldt het dat we je na je eerste transcriptie de tips „Wat nu” hebben laten zien en dat je ze hebt gebruikt of gesloten (alleen met de naam van de stap, zoals samenvatting of ondertitels) — nooit de naam van de opname. Ook vermeldt het dat je meerdere bestanden tegelijk hebt gekozen om te uploaden (met hoeveel het er waren, hoeveel er werden geweigerd of op je limiet wachten, en de redenen, alleen uit een vaste lijst) — nooit hun namen. Ook vermeldt het dat we je een melding over een limiet van je abonnement hebben laten zien (met het soort limiet — minuten, AI, bestand of anders — en de taal van de app), dat je de pagina Abonnement hebt geopend (met waar je vandaan kwam: de limietmelding, het menu, een e-mail, de prijzenpagina of anders) en dat je daar op de knop van een abonnement hebt gedrukt (met het abonnement, de periode en de getoonde valuta); bij de eerste twee ook of dat in de telefoonapp gebeurde. Ook vermeldt het je antwoord op de vraag na je eerste transcriptie (ja, deels of nee, en wat er niet klopte of wat je meestal opneemt, uit vaste lijsten) of dat je die hebt overgeslagen, en of het je enige transcriptie was. Ook vermeldt het dat van een bestand dat langer is dan het Free-abonnement toestaat, alleen de eerste 30 minuten zijn getranscribeerd, met de lengte van het bestand als bereik uit een vaste lijst (bijvoorbeeld 45–60 minuten).
• SonaFact op je telefoon installeren: als je SonaFact vanaf de website aan je beginscherm toevoegt, meldt onze server dit één keer aan Pirsch als accountgebeurtenis, alleen met het systeem (Android, iOS of anders). Als je op Android een opname vanuit een andere app met SonaFact deelt, vermeldt de uploadgebeurtenis ook dat die via het menu ‘Delen’ kwam (alleen met het bestandsformaat). Tot het uploaden wacht het gedeelde bestand in de opslag van je browser op je apparaat; na 30 minuten uploadt SonaFact het niet meer en verwijdert het de volgende keer dat je SonaFact opent. In de SonaFact-app voor Android wachten opnames die met de knop ‘Opnemen’ van de app zijn gemaakt en bestanden die je met SonaFact deelt in de opslag van de app op je telefoon tot ze zijn geüpload. De app gebruikt de microfoon pas nadat je op ‘Opnemen’ hebt gedrukt en dit op je telefoon hebt toegestaan, en alleen tot de opname stopt. De app verwijdert zijn kopie zodra de upload klaar of geannuleerd is of wij het bestand weigeren; een bestand dat niet binnen 7 dagen is geüpload, wordt verwijderd de volgende keer dat je SonaFact opent.

• het bestand dat je uploadt voor een proef zonder account, de naam, grootte en duur ervan, en het transcript — bewaard en versleuteld zoals alle andere inhoud;
• een met een geheime sleutel berekende hash van je IP-adres (niet het adres zelf), zodat één internetverbinding één proef per dag krijgt;
• een willekeurige code in de lokale opslag van je browser (geen cookie), waarmee deze browser het resultaat toont en het naar een account kan verplaatsen;
• de robotcontrole: pas wanneer je een proef start, laadt onze website Cloudflare Turnstile, dat in je browser een controle uitvoert; onze server bevestigt daarna het eenmalige resultaat bij Cloudflare. Daarvoor verwerkt Cloudflare technische gegevens zoals je IP-adres en browsergegevens, zoals beschreven in het Turnstile Privacy Addendum van Cloudflare.

Maak je binnen 24 uur geen account, dan verwijderen we het bestand, het transcript en de hash van het IP-adres automatisch; net als alles in onze database kan het transcript tot 30 dagen in versleutelde back-ups blijven (zie artikel 8). Maak je binnen 24 uur in dezelfde browser een account, dan gaan de opname en het transcript naar je nieuwe account en worden ze vanaf dan bewaard zoals je andere opnamen. Een proef start nooit AI-documenten en telt niet mee voor de limieten van een account.

• de tekst en de tijden van de ondertitels in een bestand dat je vertaalt met onze gratis ondertitelvertaler, en de twee talen die je kiest. Je browser leest het bestand en stuurt ons alleen die tekst en die tijden, niet het bestand. We geven ze voor vertaling door aan de verwerkingsserver in de EU en sturen de vertaling terug naar je browser, die er het vertaalde bestand van maakt. We slaan de tekst niet op in onze database;
• een met een geheime sleutel berekende hash van je IP-adres (niet het adres zelf), zodat één internetverbinding één bestand per dag krijgt, samen met een willekeurige code waarmee je browser het resultaat ophaalt (alleen als hash bewaard), de gekozen talen en het aantal ondertitels en tekens — nooit de tekst;
• de robotcontrole (Cloudflare Turnstile), zoals bij het uitproberen van de Dienst zonder account.

We verwijderen dit gegeven na 24 uur. Een ondertitelbestand vertalen maakt geen account aan en telt niet mee voor de limieten van een account.

• de opname die je naar onze Telegram-bot @SonaFactBot stuurt of doorstuurt — een spraakbericht, een audiobestand of een video. Die gaat eerst via de servers van Telegram: Telegram is een dienst die je zelf kiest om te gebruiken, het is niet onze verwerker en voor Telegram geldt zijn eigen privacyverklaring. Onze server downloadt het bestand daarna van Telegram en verwerkt het precies zoals een bestand dat op de website is geüpload, in de EU;
• je Telegram-gebruikers-ID, de ID van je chat met de bot en de taal die in je Telegram-app is ingesteld, zodat de bot je in je eigen taal kan antwoorden en de daglimiet kan aanhouden. De bot ziet je andere chats en je contacten niet;
• als je de bot met een eenmalige code uit Instellingen aan je SonaFact-account koppelt: de koppeling tussen je Telegram-gebruikers-ID en je account. Je kunt die koppeling op elk moment verbreken in Instellingen of door /unlink naar de bot te sturen;
• wat de bot terugstuurt — het transcript en, bij een gekoppeld account, een samenvatting en een link naar de editor. Deze berichten blijven in je Telegram-chat, op de servers van Telegram, tot je ze daar verwijdert.

Zonder gekoppeld account transcribeert de bot per Telegram-account één bestand van maximaal 5 minuten per dag, en we verwijderen dat bestand en het transcript ervan na 24 uur, net als een proef zonder account (ze kunnen tot 30 dagen in versleutelde back-ups blijven, zie artikel 8). Met een gekoppeld account horen opnamen die naar de bot zijn gestuurd bij je account, tellen ze mee voor de limieten van je abonnement en worden ze bewaard zoals elke andere opname; de samenvatting gebruikt een van je dagelijkse AI-opdrachten. Bestanden groter dan 20 MB kan de standaard botdienst van Telegram niet doorgeven — de bot vraagt je dan het bestand op de website te uploaden.

• het e-mailadres en het bericht dat je in het contactformulier op onze website invult, en de taal van de pagina waarvandaan je schrijft. Onze server stuurt ze in een e-mail, verzonden via Resend, door naar onze supportmailbox (support@sonafact.com), met jouw e-mailadres als adres voor ons antwoord. We slaan het bericht niet op in onze database: het blijft in onze supportmailbox zoals elke e-mail die je ons stuurt, en we gebruiken je e-mailadres alleen om je te antwoorden;
• de robotcontrole: onze website laadt Cloudflare Turnstile ook wanneer je het contactformulier verstuurt, en alleen dan. Turnstile voert een controle uit in je browser; onze server bevestigt daarna het eenmalige resultaat bij Cloudflare. Daarvoor verwerkt Cloudflare technische gegevens zoals je IP-adres en browsergegevens, zoals beschreven in het Turnstile Privacy Addendum van Cloudflare;
• een met een geheime sleutel berekende hash van je IP-adres (niet het adres zelf), die alleen in het geheugen van onze server staat en alleen dient om te beperken hoeveel berichten één internetverbinding per uur kan versturen. Hij wordt nooit opgeslagen.

We gebruiken deze gegevens om je vraag te behandelen (zie punt 4, ‘Je vragen en klachten behandelen’). Je hebt het formulier niet nodig om de Dienst te gebruiken: je kunt altijd rechtstreeks naar support@sonafact.com schrijven.

• het e-mailadres, het land en wat je verder invult in het herroepingsformulier, en de taal van de pagina waarvandaan je het verstuurt. Onze server geeft je verzoek een nummer, stuurt dit alles in een e-mail, verzonden via Resend, door naar onze supportmailbox (support@sonafact.com) en stuurt een bevestiging met het nummer naar het e-mailadres dat je hebt ingevuld. We slaan het verzoek niet op in onze database: het blijft in onze supportmailbox zoals elke e-mail die je ons stuurt;
• zodat we je aankoop kunnen vinden, bevat de e-mail aan onze supportmailbox ook wat onze database weet over het account met dat e-mailadres, als dat bestaat: het abonnement, het land van het factuuradres en de data en Dodo Payments-kenmerken van de aankopen. Het formulier vertelt je nooit of zo'n account bestaat;
• de robotcontrole (Cloudflare Turnstile) en een met een geheime sleutel berekende hash van je IP-adres, die alleen in het geheugen van onze server staat om te beperken hoeveel verzoeken één internetverbinding per uur kan versturen — net als bij het contactformulier.

We gebruiken deze gegevens om je herroeping en terugbetaling af te handelen, zoals het consumentenrecht vereist (zie punt 4, ‘Je vragen en klachten behandelen’ en ‘Voldoen aan wettelijke verplichtingen, waar die gelden’). Je kunt ook herroepen door rechtstreeks naar support@sonafact.com te schrijven.

• de vragen die je over je opnames stelt en de antwoorden daarop, met koppelingen naar de momenten in je opnames waarop ze berusten — opgeslagen en versleuteld zoals transcripten;
• waarnaar je in je opnames zoekt: dat dient alleen om de treffers te vinden en wordt niet opgeslagen.

Zoeken gebeurt in het geheugen van onze server, in je ontsleutelde transcripten; we houden geen aparte zoekindex bij. Om een vraag te beantwoorden wordt alleen de tekst van de transcripten binnen de door jou gekozen reikwijdte naar de verwerkingsserver in de EU gestuurd — nooit het geluid — en het antwoord komt alleen uit die tekst. Je kunt elke vraag samen met het antwoord verwijderen. Als je een opname verwijdert, verwijderen we elk antwoord dat haar gebruikte; de vraag blijft in je geschiedenis staan met de vermelding dat het antwoord is verwijderd.

• de links die je maakt: wat de persoon met de link mag zien, de vervaldatum en hoe vaak de link is geopend — we bewaren alleen een vingerafdruk van elke link, nooit de link zelf, en we leggen niet vast wie hem heeft geopend;
• opmerkingen: de tekst, de regel en het moment in de opname waar ze bij horen, wie ze heeft geschreven en wanneer ze zijn geschreven of bewerkt — versleuteld bewaard zoals transcripten;
• de naam die je bij je opmerkingen toont, versleuteld bewaard, en of je een e-mail wilt over nieuwe opmerkingen bij je opnames (hooguit één per uur per opname).

Als je een opname via een link deelt, kan iedereen die de link heeft de opname zonder account openen en zien wat je hebt gekozen: het transcript met de namen van de sprekers en, als je dat toestaat, de audio, geselecteerde AI-documenten, opmerkingen en het downloaden van het transcript als DOCX of PDF. Het audiobestand zelf wordt niet aangeboden om te downloaden. Als je een opmerking plaatst bij een opname die iemand met je heeft gedeeld, kunnen de eigenaar ervan en iedereen die de link heeft je opmerking lezen, ondertekend met de naam die je hebt gekozen. Je e-mailadres wordt nooit aan iemand getoond.

• sleutels en koppelingen: als je in Instellingen een API-sleutel aanmaakt, of je AI-assistent aan SonaFact koppelt en toegang geeft, bewaren we de naam van de sleutel of de app, de eerste tekens van de sleutel zodat je hem kunt herkennen, en wanneer hij is aangemaakt en voor het laatst is gebruikt. De sleutel zelf bewaren we alleen als eenrichtingshash; een API-sleutel krijg je maar één keer te zien, bij het aanmaken;
• wat er naar buiten gaat: alleen wat de assistent of het programma dat je hebt gekoppeld met je sleutel opvraagt — de lijst van je opnames (naam, datum, duur en status), de transcripten die het opvraagt, met sprekersnamen en tijden, en de plekken waar een gezocht woord werd gezegd. Een gekoppelde assistent kan alleen lezen: hij kan niets wijzigen, verwijderen of delen. Met een API-sleutel kan je programma ook je e-mailadres en abonnement opvragen, transcripten en ondertitels in andere formaten downloaden en opnames via een link toevoegen. Opnames in de prullenbak worden nooit getoond;
• de AI-assistent of het programma dat je koppelt, is een dienst die je zelf kiest, niet onze verwerker: wat die doet met wat hij uit SonaFact leest, valt onder zijn eigen voorwaarden en privacybeleid.

Je kunt een assistent op elk moment ontkoppelen of een API-sleutel verwijderen in Instellingen → Sleutels en koppelingen; vanaf dan werkt die niet meer. Een sleutel werkt ook niet meer als je abonnement hem niet langer omvat, en alle sleutels worden samen met je account verwijderd.

We gebruiken geen advertenties, trackingpixels of trackingcookies en we maken geen bezoekersprofielen. Websitestatistieken worden zonder cookies verzameld. We plaatsen alleen cookies die strikt noodzakelijk zijn voor de werking van de Dienst: een sessiecookie die je ingelogd houdt en, terwijl je inlogt met Google, een kortlevende beveiligingscookie, die ook de campagnelabels uit je link bevat, als die er waren. Een proef zonder account bewaart de willekeurige code in de lokale opslag van je browser, niet in een cookie. Als je SonaFact op je telefoon installeert, bewaart je browser ook een klein script (een service worker) dat alleen opnames ontvangt die je vanuit andere apps met SonaFact deelt; het slaat geen pagina's, transcripties of iets anders op. Als je bij een gedeelde opname kiest voor ‘Inloggen om een opmerking te plaatsen’, bewaart je browser het adres van die opname hooguit een uur in zijn lokale opslag, zodat je na het inloggen daar terugkomt. Als je via een link met campagnelabels of via een andere website op onze website komt, bewaart je browser die labels en het domein van die website hooguit 30 dagen in zijn lokale opslag, zodat ze bij je account kunnen worden opgeslagen als je je later aanmeldt. Inloggen met Apple gebruikt hetzelfde soort kortlevende beveiligingscookie, alleen tijdens het inloggen. Als je inloggen in twee stappen gebruikt, wacht na de eerste stap van het inloggen een kortlevende beveiligingscookie maximaal 10 minuten op je code.

We gebruiken je opnames, transcripten of documenten niet om AI-modellen te trainen. We verkopen je gegevens niet en geven ze niet door voor advertenties.

• de applicatieserver en de database staan in Polen;
• opnames, exports en back-ups worden in de Europese Unie bewaard;
• transcripten, AI-documenten en vertalingen worden gemaakt op servers binnen de Europese Unie.
• betalingen worden afgehandeld door Dodo Payments, onze wederverkoper, die je betaalgegevens ook buiten de Europese Unie kan verwerken; je opnames, transcripties en documenten gaan er nooit naartoe.

De gegevens van je account en alles wat je uploadt, worden in de Europese Unie verwerkt:

Om de Dienst te leveren werken we met de onderstaande leveranciers. Elk van hen verwerkt gegevens alleen voor zover zijn taak dat vraagt. Sommige zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte. Brengt hun werk een doorgifte van persoonsgegevens buiten de EER met zich mee, dan steunen we op de passende waarborgen die de wet vereist, zoals de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.

• Opnames worden in de opslag versleuteld met AES-256-GCM. Elk bestand heeft zijn eigen sleutel, en die sleutel is op zijn beurt versleuteld met een hoofdsleutel die alleen op onze server bestaat.
• Een opname staat alleen onversleuteld klaar zolang het transcript gemaakt wordt — doorgaans enkele minuten. Daarna wordt ze versleuteld. Een automatisch proces spoort elke opname op die langer dan zes uur onversleuteld is gebleven en versleutelt of verwijdert haar.
• Transcripten en AI-documenten staan versleuteld in onze database.
• Back-ups van de database worden versleuteld voordat ze de server verlaten en apart bewaard.
• AI-verwerking: voor het transcript gaat het geluid naar de rekenserver. Voor AI-documenten en vertalingen gaat alleen tekst mee, nooit de opname. De rekenservers zijn tijdelijk en bewaren na afloop van de opdracht niets.
• Toegang van medewerkers tot accounts blijft beperkt tot beheer en ondersteuning. Elke beheerhandeling op een account wordt vastgelegd (wie, wat en wanneer). Die logs bevatten geen inhoud van transcripten.

Geen enkel systeem is volkomen veilig, maar de Dienst is zo gebouwd dat je inhoud in elke stap beschermd is.

We bewaren je opnames, transcripten, AI-documenten en vertalingen totdat je ze verwijdert of je account opzegt. Zet je automatisch verwijderen aan, dan verwijderen we na de gekozen termijn (1 tot 365 dagen na het uploaden) alleen de audio of de opname met alles wat ervan is gemaakt, en sturen we je 3 dagen vooraf een e-mail. Verder wissen we ze niet automatisch. Verwijder je je account, dan verdwijnen alle bijbehorende gegevens uit onze database en uit de opslag. Back-ups: we bewaren versleutelde kopieën van de database 30 dagen. Die bevatten accountgegevens, informatie over opnames, transcripten en documenten. Audiobestanden zitten er niet in. Gegevens die je verwijdert, kunnen dus nog tot 30 dagen in back-ups staan; daarna zijn ze definitief weg. Back-ups dienen alleen om de Dienst na een storing te herstellen; we gebruiken ze niet om losse gegevens terug te halen, dus wat je verwijderd hebt, komt niet terug. We bewaren de vastlegging van je toestemming voor e-mails met tips en informatie over abonnementen (wanneer en hoe je die hebt gegeven of ingetrokken) zolang je account bestaat. Een proef zonder account is de uitzondering: die verwijderen we automatisch 24 uur na het uploaden, tenzij ze naar een nieuw account gaat (zie artikel 3). We bewaren je vragen en de antwoorden totdat je ze of je account verwijdert; het verwijderen van een opname verwijdert elk antwoord dat haar gebruikte. Een gedeelde link werkt tot hij verloopt of je hem uitzet, en daarna verwijderen we hem. Een opmerking wordt verwijderd wanneer de schrijver ervan of de eigenaar van de opname die verwijdert, samen met de opname, en wanneer de schrijver het eigen account verwijdert. Markeringen en clips verwijderen we samen met de opname. Als je in Instellingen de Prullenbak (7 dagen) aanzet, gaat een opname met een klaar transcript die je verwijdert eerst naar de prullenbak: 7 dagen lang is die verborgen in je lijst, zoekopdrachten, vragen, gedeelde links, de API en voor je AI-assistent, en kun je hem terugzetten of definitief verwijderen; na 7 dagen verwijderen we hem definitief. Staat de prullenbak uit, dan verwijdert ‘Verwijderen’ een opname meteen. Eerdere versies van een transcript verwijderen we na 30 dagen, en video's met ondertitels in het beeld 24 uur nadat ze klaar zijn.

• je gegevens in te zien en er een kopie van te krijgen;
• onjuiste gegevens te laten corrigeren;
• je gegevens te laten wissen;
• de verwerking te laten beperken;
• je gegevens in een overdraagbaar formaat te ontvangen (je kunt je transcripten trouwens zelf exporteren wanneer je wilt);
• bezwaar te maken tegen verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang.

Afhankelijk van waar je woont heb je het recht om:

Opnames, transcripten en je hele account kun je binnen de Dienst zelf verwijderen, of je laat opnames automatisch verwijderen na een termijn die je zelf kiest. Voor al het andere mail je naar privacy@sonafact.com. We reageren binnen een maand. Vind je dat we je gegevens onrechtmatig verwerken, dan kun je een klacht indienen bij een toezichthoudende autoriteit — in Polen bij Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (de voorzitter van de Poolse autoriteit persoonsgegevens), of bij de toezichthouder van het land waar je woont of werkt.

In de opnames die je uploadt klinken vaak de stem en de woorden van anderen. Het is aan jou om het recht te hebben hen op te nemen en die opname naar SonaFact te uploaden — bijvoorbeeld door hen te informeren of om toestemming te vragen waar de wet dat verlangt. Gebruik je de Dienst zakelijk, dan verwerken wij de inhoud van je opnames voor jou en volgens jouw instructies. Zakelijke klanten die een verwerkersovereenkomst nodig hebben, kunnen daarom vragen via privacy@sonafact.com. Dat geldt ook voor online gesprekken die je opneemt: SonaFact neemt niet deel aan het gesprek en vertelt de andere deelnemers niet dat je opneemt, dus vertel het hun zelf voordat je begint.

De Dienst is bedoeld voor mensen van 18 jaar en ouder. We verwerken niet bewust gegevens van jongere personen.

We kunnen deze verklaring bijwerken als de Dienst verandert. De nieuwe versie zetten we op deze pagina, met een nieuwe datum. Gaat het om belangrijke wijzigingen, dan publiceren we ze minstens 14 dagen voordat ze ingaan.

privacy@sonafact.com

De opname wordt verwerkt om spraak in tekst om te zetten en uit elkaar te houden wie wat zei.

Binnen één opname houdt de Dienst de stemmen uit elkaar om te kunnen tonen wie wat zei, bijvoorbeeld «Spreker 1» en «Spreker 2». Dat dient uitsluitend om dat ene transcript te ordenen.

Als het transcript klaar is, blijft er niets over van de stemmen die erin klonken. Spreekt dezelfde persoon in meerdere opnames van jou, dan weet de Dienst niet dat het dezelfde persoon is. Elk transcript begint van voren af aan, en de ene opname beïnvloedt niet hoe de volgende verwerkt wordt.

We maken geen stemafdrukken of stemprofielen en bewaren van niemand een stemkenmerk.

Staat er in een transcript iemands naam, dan heb jij die ingevuld.

Voor AI-documenten en vertalingen wordt alleen de tekst van het transcript verwerkt, nooit de opname.

Ze worden na het transcript versleuteld en bewaard totdat je ze verwijdert, je account opzegt of de termijn verloopt die je bij automatisch verwijderen hebt ingesteld. De details staan in onderdeel 7 en 8 van de privacyverklaring.

Zorg voordat je een opname uploadt dat de mensen erin dat weten of toestemming hebben gegeven waar de wet dat vraagt.

privacy@sonafact.com