Transkription und DSGVO: Was Sie prüfen müssen und was SonaFact übernimmt

Wer Interviews, Besprechungen oder Mandantengespräche transkribieren lässt, stellt zuerst eine Frage: Dürfen wir das überhaupt? Die Antwort hängt zum Teil vom Dienst ab und zum Teil davon, wie Sie ihn einsetzen. Auf dieser Seite steht, was SonaFact mit Ihren Aufnahmen tut und was nicht. Die rechtliche Bewertung für Ihren Fall bleibt bei Ihnen oder Ihrer Datenschutzbeauftragten.

Warum wir nicht „DSGVO-konform“ schreiben

Der Begriff „DSGVO-konform“ klingt nach Zertifikat, ist aber keins. Ob eine Transkription rechtmäßig ist, hängt auch davon ab, ob die aufgenommenen Personen zugestimmt haben, wofür Sie das Transkript nutzen und wie lange Sie es aufbewahren. Wir beschreiben deshalb lieber genau, was auf unserer Seite passiert. Damit können Sie selbst entscheiden.

Was die DSGVO bei einer Transkription verlangt

• Rechtsgrundlage: Für die Aufnahme brauchen Sie eine Grundlage, meist die Einwilligung der aufgenommenen Personen. Das klären Sie selbst, SonaFact kann sie nicht ersetzen.
• Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO): Wenn Sie Aufnahmen für Ihre Organisation hochladen, verarbeitet SonaFact sie in Ihrem Auftrag. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) schicken wir auf Anfrage.
• Speicherbegrenzung: Daten sollen nicht länger liegen als nötig. Bei SonaFact stellen Sie ein, nach welcher Zeit Aufnahmen automatisch gelöscht werden.
• Datenminimierung: Laden Sie nur hoch, was Sie brauchen, und ersetzen Sie Namen im Transkript mit der Funktion zum Suchen und Ersetzen durch Kürzel, bevor Sie es weitergeben.

Wo die Aufnahmen verarbeitet werden

Aufnahmen, Transkripte und Dokumente werden in der EU gespeichert und verarbeitet, verschlüsselt. Auch die KI, die Protokolle und Zusammenfassungen schreibt, läuft auf der Infrastruktur von SonaFact in der EU. Ihre Aufnahmen schicken wir nicht an externe KI-Firmen.

Eine Ausnahme betrifft nicht Ihre Aufnahmen, sondern die Bezahlung: Zahlungen wickelt Dodo Payments als Verkäufer ab, auch außerhalb der EU. Dodo verarbeitet Ihre Zahlungsdaten. Aufnahmen und Transkripte gelangen nie dorthin. Alle weiteren Unterauftragsverarbeiter stehen in unserer Datenschutzerklärung.

Kein KI-Training, keine Stimmabdrücke

Wir trainieren keine KI mit Ihren Aufnahmen, Transkripten oder Dokumenten. SonaFact trennt die Sprecher innerhalb einer Aufnahme, speichert aber keine Stimmabdrücke und erkennt dieselbe Person nicht über mehrere Aufnahmen hinweg wieder.

Löschen, wann Sie wollen

• Einzeln: Jede Aufnahme können Sie jederzeit selbst löschen.
• Ganzes Konto: Auch das Konto lässt sich jederzeit löschen.
• Sicherungen: Gelöschte Daten verschwinden innerhalb von 30 Tagen auch aus den Sicherungskopien.

Auftragsverarbeitungsvertrag und Transparenz

Den AVV fordern Sie unter privacy@sonafact.com an. Auf unserer Transparenzseite steht, wie viele Anfragen staatlicher Stellen nach Nutzerdaten wir erhalten haben. Bisher waren es null. Der Bericht erscheint alle sechs Monate.

Wenn Sie verschiedene Dienste vergleichen wollen, helfen die sieben Fragen vor dem Hochladen.

Kosten

Der kostenlose Tarif gilt unbefristet und ohne Kreditkarte: 3 Transkriptionen pro Tag, bis zu 30 Minuten pro Datei. In der Eurozone kostet Starter 9 € im Monat (20 Stunden, Dateien bis 3 Stunden), Pro 15 €, Studio 39 €. Andere Währungen zeigt die Preisseite. Kündigen können Sie jederzeit.

Mit einer eigenen Aufnahme ausprobieren, kostenlos

Probieren Sie es mit Ihrer eigenen Aufnahme

Der kostenlose Tarif gibt Ihnen 3 Transkripte pro Tag, je bis zu 30 Minuten, ohne Karte — genug, um Transkript, Sprecher und Editor selbst zu beurteilen.