Sieben Fragen, bevor Sie Aufnahmen bei einem Transkriptionsdienst hochladen

Die Aufnahme einer Besprechung, eines Interviews oder eines Kundengesprächs enthält oft mehr, als die Beteiligten schriftlich festhalten würden. Bevor Sie sie irgendwo hochladen, lohnt es sich zu wissen, wohin sie geht. Diese sieben Fragen lassen sich anhand der Datenschutzerklärung und der Sicherheitsseite eines Dienstes beantworten — und wenn nicht, ist auch das eine Antwort.

1. Wo werden die Aufnahmen gespeichert und verarbeitet?

„In der Cloud“ ist keine Antwort. Suchen Sie nach dem Land oder der Region der Server, die Ihre Dateien speichern, und der Rechner, die sie transkribieren — das ist nicht immer dasselbe. Für Organisationen in der EU hält eine Verarbeitung innerhalb der EU die Frage internationaler Datenübermittlungen einfach; eine Verarbeitung anderswo braucht eine Rechtsgrundlage für die Übermittlung, etwa Standardvertragsklauseln.

2. Werden Aufnahmen oder Transkripte zum Training von KI verwendet?

Manche Dienste schreiben in ihrer Datenschutzerklärung, dass sie ihre Modelle mit Aufnahmen oder Transkripten ihrer Kunden trainieren, teils nachdem identifizierende Angaben entfernt wurden. Andere versprechen, das nicht zu tun. Lesen Sie den genauen Wortlaut: „de-identifiziert“ ist nicht dasselbe wie „nicht verwendet“.

3. Wer verarbeitet die Daten sonst noch?

Eine Datenschutzerklärung sollte die Unternehmen nennen, die Ihre Daten im Auftrag des Dienstes verarbeiten — Cloud-Hosting, Zahlungen, E-Mail, Statistik und zunehmend Anbieter von KI-Modellen. Werden KI-Zusammenfassungen von einem externen Modellanbieter geschrieben, geht Ihr Transkript auch dorthin. Fragen Sie nach der Liste der Unterauftragsverarbeiter, wenn sie nicht veröffentlicht ist.

4. Sind die Daten verschlüsselt — und wie?

Verschlüsselung bei der Übertragung (HTTPS) ist das Minimum. Verschlüsselung im Speicher schützt die Dateien auf den Servern; manche Dienste gehen weiter und verschlüsseln jede Datei mit einem eigenen Schlüssel.

5. Was bedeutet „löschen“?

Wenn Sie eine Aufnahme löschen, ist sie dann sofort weg oder wird sie noch eine Weile aufbewahrt? Wie lange bleibt sie in Sicherungen? Das Löschen Ihres Kontos sollte Ihre Dateien löschen; prüfen Sie, ob die Datenschutzerklärung das sagt.

6. Erkennt der Dienst Stimmen?

Funktionen, die dieselbe Person über mehrere Aufnahmen hinweg erkennen, funktionieren, indem sie ein Modell ihrer Stimme speichern. Ein Stimmabdruck, der zur Identifizierung einer Person dient, kann als biometrisches Datum gelten, das die DSGVO als besondere Kategorie personenbezogener Daten behandelt. Wenn Sie die Funktion nicht brauchen, hat ein Dienst, der keine Stimmabdrücke speichert, ein Risiko weniger.

7. Wer wickelt die Zahlungen ab?

Der Zahlungsdienstleister sieht Ihre Kartendaten, nicht Ihre Aufnahmen — er verarbeitet sie aber womöglich in einem anderen Land als der Rest des Dienstes. Es lohnt sich zu wissen, welches Unternehmen das ist.

Wie SonaFact diese Fragen beantwortet

• Wo: Aufnahmen, Transkripte und Dokumente werden in der EU gespeichert und verarbeitet.
• Training: Aufnahmen und Transkripte werden nicht zum Training von KI verwendet.
• Wer sonst: KI-Dokumente schreibt ein Modell, das SonaFact selbst auf Hardware in der EU betreibt — nicht OpenAI, Anthropic oder Google.
• Verschlüsselung: Jede Datei wird verschlüsselt.
• Löschen: Löschen heißt löschen; Sicherungen laufen nach 30 Tagen ab.
• Stimmen: SonaFact speichert keine Stimmabdrücke und erkennt dieselbe Person nicht über mehrere Aufnahmen hinweg.
• Zahlungen: Kartenzahlungen wickelt Dodo Payments ab, das Kartendaten auch außerhalb der EU verarbeitet. Aufnahmen und Transkripte gelangen nie dorthin.

Die Einzelheiten stehen auf unserer Sicherheitsseite und in der Datenschutzerklärung. Dieser Artikel ist eine allgemeine Information, keine Rechtsberatung; wenn Sie sensible Daten verarbeiten, klären Sie Ihre Pflichten mit Ihrem Datenschutzbeauftragten oder Ihrer Rechtsberatung.

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