Sept questions à poser avant d'envoyer des enregistrements à un service de transcription

L'enregistrement d'une réunion, d'un entretien ou d'un appel client contient souvent plus que ce que ses participants mettraient par écrit. Avant de l'envoyer où que ce soit, mieux vaut savoir où il va. On peut répondre à ces sept questions à partir de la politique de confidentialité et de la page sécurité d'un service — et si on ne le peut pas, c'est aussi une réponse.

1. Où les enregistrements sont-ils stockés et traités ?

« Dans le cloud » n'est pas une réponse. Cherchez le pays ou la région des serveurs qui stockent vos fichiers et des machines qui les transcrivent — ce ne sont pas toujours les mêmes. Pour les organisations de l'UE, un traitement à l'intérieur de l'UE simplifie la question des transferts internationaux ; un traitement ailleurs exige une base juridique pour le transfert, comme des clauses contractuelles types.

2. Les enregistrements ou les transcriptions servent-ils à entraîner l'IA ?

Certains services indiquent dans leur politique de confidentialité qu'ils entraînent leurs modèles sur les enregistrements ou les transcriptions de leurs clients, parfois après en avoir retiré les éléments identifiants. D'autres promettent de ne pas le faire. Lisez la formulation exacte : « désidentifié » ne veut pas dire « non utilisé ».

3. Qui d'autre traite les données ?

Une politique de confidentialité devrait lister les entreprises qui traitent vos données pour le compte du service — hébergement cloud, paiement, e-mail, statistiques et, de plus en plus, fournisseurs de modèles d'IA. Si les résumés IA sont rédigés par un fournisseur de modèles externe, votre transcription y part aussi. Demandez la liste des sous-traitants si elle n'est pas publiée.

4. Les données sont-elles chiffrées — et comment ?

Le chiffrement en transit (HTTPS) est le minimum. Le chiffrement au repos protège les fichiers sur les serveurs ; certains services vont plus loin et chiffrent chaque fichier avec sa propre clé.

5. Que veut dire « supprimer » ?

Quand vous supprimez un enregistrement, disparaît-il tout de suite ou est-il conservé un moment ? Combien de temps les sauvegardes le gardent-elles ? Supprimer votre compte devrait supprimer vos fichiers ; vérifiez que la politique le dit.

6. Le service reconnaît-il les voix ?

Les fonctions qui reconnaissent la même personne d'un enregistrement à l'autre fonctionnent en conservant un modèle de sa voix. Une empreinte vocale utilisée pour identifier une personne peut constituer une donnée biométrique, que le RGPD traite comme une catégorie particulière de données à caractère personnel. Si vous n'avez pas besoin de cette fonction, un service qui ne conserve pas d'empreintes vocales présente un risque de moins.

7. Qui gère les paiements ?

Le prestataire de paiement voit les données de votre carte, pas vos enregistrements — mais il peut les traiter dans un autre pays que le reste du service. Il vaut la peine de savoir de quelle entreprise il s'agit.

Comment SonaFact répond à ces questions

• Où : les enregistrements, les transcriptions et les documents sont stockés et traités dans l'UE.
• Entraînement : les enregistrements et les transcriptions ne servent pas à entraîner l'IA.
• Qui d'autre : les documents IA sont rédigés par un modèle que SonaFact fait tourner lui-même sur du matériel dans l'UE — pas par OpenAI, Anthropic ou Google.
• Chiffrement : chaque fichier est chiffré.
• Suppression : supprimer veut dire supprimer ; les sauvegardes expirent au bout de 30 jours.
• Voix : SonaFact ne conserve aucune empreinte vocale et ne reconnaît pas la même personne d'un enregistrement à l'autre.
• Paiements : les paiements par carte sont gérés par Dodo Payments, qui traite les données de carte également hors de l'UE. Les enregistrements et les transcriptions n'y vont jamais.

Les détails figurent sur notre page sécurité et dans la politique de confidentialité. Cet article est une information générale, pas un conseil juridique ; si vous traitez des données sensibles, vérifiez vos obligations auprès de votre délégué à la protection des données ou de votre avocat.

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