Comment transcrire un entretien : guide pratique

Une transcription ne vaut que par l'enregistrement qui la précède et la vérification qui la suit. Ce guide parcourt tout le chemin — avant, pendant et après — pour que la citation que vous publiez soit bien celle qui a été prononcée.

Avant d'enregistrer

La plupart des problèmes de transcription commencent au micro. Quelques minutes de préparation évitent ensuite une heure de devinettes.

• Rapprochez-vous des locuteurs. Un téléphone posé sur la table entre deux personnes, ça marche ; un téléphone dans une poche ou à l'autre bout de la pièce, non. La distance nuit davantage qu'un micro bon marché.
• Choisissez une pièce calme. Une musique de fond, une machine à café ou la circulation entrent en concurrence avec les voix, et des personnes qui parlent en même temps sont difficiles à distinguer pour n'importe quel auditeur, humain ou machine.
• Faites un court essai. Trente secondes, réécoutées au casque, vous disent si les deux voix sont nettes.
• Demandez l'autorisation. Dites à votre interlocuteur que vous enregistrez et à quoi servira l'enregistrement, et obtenez son accord. Les règles varient selon les pays et les situations : vérifiez ce qui s'applique à vous.
• Notez les noms et les termes. Les noms de personnes, d'entreprises et de lieux, ainsi que le jargon, sont les mots que la transcription automatique écorche le plus souvent. Une liste préparée avant l'entretien aide ensuite.

Transformer l'enregistrement en texte

Taper un entretien à la main prend généralement plusieurs fois la durée de l'enregistrement. La transcription automatique produit un premier jet en quelques minutes ; votre temps va à la vérification.

1. Envoyez l'enregistrement. Les fichiers audio et vidéo courants, comme MP3, M4A, WAV ou MP4, fonctionnent tels quels — rien à convertir au préalable.
2. Si vous connaissez la langue et le nombre de locuteurs, indiquez-les. Cela aide le moteur à bien séparer les voix.
3. Si l'entretien regorge de noms ou de termes techniques, ajoutez-les d'abord à un glossaire, pour qu'ils reviennent correctement orthographiés.

Vérifier avant de citer

Une transcription automatique est un brouillon. Avant qu'une phrase ne quitte vos notes, vérifiez-la sur l'enregistrement.

• Écoutez chaque passage que vous comptez citer. Dans SonaFact, chaque ligne porte son moment dans l'enregistrement — au mot près dans 32 langues —, si bien que vous cliquez sur son horodatage et entendez exactement ce qui a été dit.
• Regardez les mots sur lesquels le moteur avait un doute. SonaFact les souligne ; c'est là qu'il faut vérifier en premier.
• Surveillez les petits mots. Un « ne… pas » oublié, un chiffre erroné ou un nom mal entendu change le sens plus que n'importe quelle faute de frappe.
• Vérifiez qui l'a dit. La séparation des locuteurs est automatique et généralement juste, mais quand deux personnes parlent en même temps, une ligne peut être attribuée à la mauvaise. Déplacez-la vers le bon locuteur avant de la citer.

Nommer les locuteurs et choisir le degré de nettoyage du texte

Remplacez « Locuteur 1 » et « Locuteur 2 » par des noms, ou par des codes si l'entretien est confidentiel. Dans SonaFact, vous renommez un locuteur une seule fois et le changement s'applique à toute la transcription.

Décidez ensuite du type de transcription dont vous avez besoin :

• Intégrale garde tout tel que cela a été dit, y compris les répétitions et les faux départs. C'est ce qu'il vous faut pour la recherche ou quand la formulation exacte compte.
• Éditée supprime les hésitations et les répétitions pour que le texte se lise bien. Elle convient aux notes et aux articles, tant que les citations respectent le sens de ce qu'a dit la personne. Quand vous raccourcissez une citation, signalez la coupe par des points de suspension.

Exporter et garder l'original

Exportez la transcription dans le format avec lequel vous travaillez — DOCX ou PDF pour les documents, Markdown pour les notes. Conservez l'enregistrement original aussi longtemps que vous pourriez avoir à prouver ce qui a été dit, puis supprimez les deux quand vous n'en avez plus besoin. Si l'entretien est confidentiel, vérifiez où votre service de transcription stocke les enregistrements et ce qu'il advient d'eux quand vous les supprimez — notre liste de contrôle recense les questions à poser.

Liste de contrôle

• Enregistré près des locuteurs, dans une pièce calme, après un court essai.
• Autorisation d'enregistrer, et de transcrire, obtenue.
• Noms et termes notés ou ajoutés au glossaire.
• Chaque passage cité vérifié sur l'enregistrement.
• Locuteurs nommés et citations attribuées à la bonne personne.
• Enregistrement original conservé aussi longtemps que nécessaire, puis supprimé.

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