Sete perguntas a fazer antes de carregar gravações num serviço de transcrição

A gravação de uma reunião, de uma entrevista ou de uma chamada com um cliente contém muitas vezes mais do que os participantes poriam por escrito. Antes de a carregar em qualquer lado, vale a pena saber para onde vai. Estas sete perguntas podem ser respondidas a partir da política de privacidade e da página de segurança de um serviço — e, se não puderem, isso também é uma resposta.

1. Onde são guardadas e processadas as gravações?

«Na nuvem» não é uma resposta. Procure o país ou a região dos servidores que guardam os seus ficheiros e das máquinas que os transcrevem — nem sempre são os mesmos. Para organizações na UE, o processamento dentro da UE mantém simples a questão das transferências internacionais; o processamento noutro lado exige um fundamento jurídico para a transferência, como as cláusulas contratuais-tipo.

2. As gravações ou as transcrições são usadas para treinar IA?

Alguns serviços dizem na sua política de privacidade que treinam os seus modelos com gravações ou transcrições dos clientes, por vezes depois de retirarem os dados identificativos. Outros prometem não o fazer. Leia a formulação exata: «desidentificado» não é o mesmo que «não utilizado».

3. Quem mais trata os dados?

Uma política de privacidade deve listar as empresas que tratam os seus dados em nome do serviço — alojamento na nuvem, pagamentos, e-mail, estatísticas e, cada vez mais, fornecedores de modelos de IA. Se os resumos de IA forem escritos por um fornecedor de modelos externo, a sua transcrição também segue para lá. Peça a lista de subcontratantes se não estiver publicada.

4. Os dados estão cifrados — e como?

A cifragem em trânsito (HTTPS) é o mínimo. A cifragem em repouso protege os ficheiros nos servidores; alguns serviços vão mais longe e cifram cada ficheiro com a sua própria chave.

5. O que quer dizer «apagar»?

Quando apaga uma gravação, ela desaparece de imediato ou fica guardada durante algum tempo? Durante quanto tempo a guardam as cópias de segurança? Apagar a sua conta deve apagar os seus ficheiros; verifique se a política o diz.

6. O serviço reconhece vozes?

As funcionalidades que reconhecem a mesma pessoa em várias gravações funcionam guardando um modelo da sua voz. Uma impressão vocal usada para identificar uma pessoa pode ser considerada um dado biométrico, que o RGPD trata como uma categoria especial de dados pessoais. Se não precisa dessa funcionalidade, um serviço que não guarda impressões vocais tem um risco a menos.

7. Quem trata dos pagamentos?

O prestador de pagamentos vê os dados do seu cartão, não as suas gravações — mas pode tratá-los num país diferente do resto do serviço. Vale a pena saber que empresa é.

Como o SonaFact responde a estas perguntas

• Onde: as gravações, as transcrições e os documentos são guardados e tratados na UE.
• Treino: as gravações e as transcrições não são usadas para treinar IA.
• Quem mais: os documentos de IA são escritos por um modelo que o próprio SonaFact executa em hardware na UE — não pela OpenAI, pela Anthropic nem pela Google.
• Cifragem: cada ficheiro é cifrado.
• Apagar: apagar quer dizer apagar; as cópias de segurança expiram ao fim de 30 dias.
• Vozes: o SonaFact não guarda impressões vocais e não reconhece a mesma pessoa em várias gravações.
• Pagamentos: os pagamentos com cartão são tratados pela Dodo Payments, que processa os dados dos cartões também fora da UE. As gravações e as transcrições nunca vão para lá.

Os pormenores estão na nossa página de segurança e na política de privacidade. Este artigo é informação geral, não aconselhamento jurídico; se tratar dados sensíveis, confirme as suas obrigações com o seu encarregado da proteção de dados ou com o seu advogado.

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