Siedem pytań, zanim wyślesz nagrania do usługi transkrypcji

Nagranie spotkania, wywiadu czy rozmowy z klientem często zawiera więcej, niż jego uczestnicy napisaliby w mailu. Zanim je gdziekolwiek wyślesz, warto wiedzieć, dokąd trafia. Na te siedem pytań da się odpowiedzieć z polityki prywatności i strony bezpieczeństwa usługi — a jeśli się nie da, to też jest odpowiedź.

1. Gdzie nagrania są przechowywane i przetwarzane?

„W chmurze” to nie odpowiedź. Szukaj kraju albo regionu serwerów, które przechowują pliki, i maszyn, które robią transkrypcję — to nie zawsze to samo miejsce. Dla organizacji z UE przetwarzanie w UE upraszcza sprawę przekazywania danych za granicę; przetwarzanie gdzie indziej wymaga podstawy prawnej takiego przekazania, na przykład standardowych klauzul umownych.

2. Czy nagrania albo transkrypcje uczą AI?

Niektóre usługi piszą w polityce prywatności, że uczą swoje modele na nagraniach albo transkrypcjach klientów, czasem po usunięciu danych identyfikujących. Inne obiecują, że tego nie robią. Czytaj dokładne brzmienie: „pozbawione danych identyfikujących” to nie to samo co „niewykorzystywane”.

3. Kto jeszcze przetwarza dane?

Polityka prywatności powinna wymieniać firmy, które obsługują twoje dane w imieniu usługi — hosting, płatności, pocztę, analitykę, a coraz częściej dostawców modeli AI. Jeśli podsumowania AI pisze zewnętrzny dostawca modelu, twoja transkrypcja trafia także do niego. Poproś o listę podmiotów przetwarzających, jeśli nie jest opublikowana.

4. Czy dane są zaszyfrowane — i jak?

Szyfrowanie w drodze (HTTPS) to minimum. Szyfrowanie przechowywanych danych chroni pliki na serwerach; niektóre usługi idą dalej i szyfrują każdy plik osobnym kluczem.

5. Co znaczy „usuń”?

Gdy usuwasz nagranie, znika od razu, czy zostaje jeszcze przez jakiś czas? Jak długo trzymają je kopie zapasowe? Usunięcie konta powinno usuwać pliki; sprawdź, czy polityka to mówi.

6. Czy usługa rozpoznaje głosy?

Funkcje, które rozpoznają tę samą osobę w różnych nagraniach, działają dzięki zapisanemu modelowi jej głosu. Odcisk głosu używany do identyfikacji osoby może być danymi biometrycznymi, które RODO traktuje jako szczególną kategorię danych osobowych. Jeśli nie potrzebujesz tej funkcji, usługa, która nie przechowuje odcisków głosu, ma o jedno ryzyko mniej.

7. Kto obsługuje płatności?

Operator płatności widzi dane karty, nie nagrania — ale może je przetwarzać w innym kraju niż reszta usługi. Warto wiedzieć, jaka to firma.

Jak na te pytania odpowiada SonaFact

• Gdzie: nagrania, transkrypcje i dokumenty są przechowywane i przetwarzane w UE.
• Uczenie AI: nagrania i transkrypcje nie służą do uczenia AI.
• Kto jeszcze: dokumenty AI pisze model, który SonaFact sam uruchamia na sprzęcie w UE — nie OpenAI, Anthropic ani Google.
• Szyfrowanie: każdy plik jest zaszyfrowany.
• Usuwanie: usunięcie oznacza usunięcie; kopie zapasowe znikają po 30 dniach.
• Głosy: SonaFact nie przechowuje odcisków głosu i nie rozpoznaje tej samej osoby w różnych nagraniach.
• Płatności: płatności kartą obsługuje Dodo Payments, które przetwarza dane karty także poza UE. Nagrania i transkrypcje nigdy tam nie trafiają.

Szczegóły są na naszej stronie bezpieczeństwa i w polityce prywatności. Ten artykuł to ogólna informacja, nie porada prawna; jeśli przetwarzasz dane wrażliwe, sprawdź swoje obowiązki z inspektorem ochrony danych albo prawnikiem.

Wypróbuj na własnym nagraniu

Darmowy plan daje ci 3 transkrypcje dziennie, do 30 minut każda, bez karty — wystarczy, żeby samemu ocenić transkrypcję, rozmówców i edytor.