Zeven vragen voordat je opnames uploadt naar een transcriptiedienst

Een opname van een vergadering, een interview of een klantgesprek bevat vaak meer dan de deelnemers op papier zouden zetten. Voordat je hem ergens uploadt, is het goed om te weten waar hij terechtkomt. Deze zeven vragen kun je beantwoorden aan de hand van de privacyverklaring en de beveiligingspagina van een dienst — en als dat niet lukt, is dat ook een antwoord.

1. Waar worden de opnames opgeslagen en verwerkt?

„In de cloud” is geen antwoord. Zoek het land of de regio van de servers die je bestanden opslaan en van de machines die ze transcriberen — dat zijn niet altijd dezelfde. Voor organisaties in de EU houdt verwerking binnen de EU de kwestie van internationale doorgifte eenvoudig; verwerking elders vraagt om een rechtsgrond voor de doorgifte, zoals modelcontractbepalingen.

2. Worden opnames of transcripten gebruikt om AI te trainen?

Sommige diensten schrijven in hun privacyverklaring dat ze hun modellen trainen op opnames of transcripten van klanten, soms nadat identificerende gegevens zijn verwijderd. Andere beloven dat niet te doen. Lees de precieze formulering: „gedeïdentificeerd” is niet hetzelfde als „niet gebruikt”.

3. Wie verwerkt de gegevens nog meer?

Een privacyverklaring hoort de bedrijven te noemen die je gegevens namens de dienst verwerken — cloudhosting, betalingen, e-mail, statistieken en steeds vaker aanbieders van AI-modellen. Worden AI-samenvattingen geschreven door een externe modelaanbieder, dan reist je transcript daar ook naartoe. Vraag om de lijst met subverwerkers als die niet gepubliceerd is.

4. Zijn de gegevens versleuteld — en hoe?

Versleuteling tijdens verzending (HTTPS) is het minimum. Versleuteling in opslag beschermt de bestanden op de servers; sommige diensten gaan verder en versleutelen elk bestand met een eigen sleutel.

5. Wat betekent „verwijderen”?

Als je een opname verwijdert, is hij dan meteen weg of wordt hij nog een tijd bewaard? Hoe lang houden back-ups hem vast? Je account verwijderen zou je bestanden moeten verwijderen; ga na of de privacyverklaring dat zegt.

6. Herkent de dienst stemmen?

Functies die dezelfde persoon in verschillende opnames herkennen, werken door een model van diens stem op te slaan. Een stemafdruk die wordt gebruikt om iemand te identificeren, kan gelden als biometrisch gegeven, dat de AVG behandelt als een bijzondere categorie persoonsgegevens. Heb je de functie niet nodig, dan heeft een dienst die geen stemafdrukken bewaart één risico minder.

7. Wie handelt de betalingen af?

De betaalprovider ziet je kaartgegevens, niet je opnames — maar verwerkt ze mogelijk in een ander land dan de rest van de dienst. Het is goed om te weten welk bedrijf dat is.

Hoe SonaFact deze vragen beantwoordt

• Waar: opnames, transcripties en documenten worden in de EU opgeslagen en verwerkt.
• Training: opnames en transcripten worden niet gebruikt om AI te trainen.
• Wie nog meer: AI-documenten worden geschreven door een model dat SonaFact zelf draait op hardware in de EU — niet door OpenAI, Anthropic of Google.
• Versleuteling: elk bestand wordt versleuteld.
• Verwijderen: verwijderen is verwijderen; back-ups verlopen na 30 dagen.
• Stemmen: SonaFact bewaart geen stemafdrukken en herkent dezelfde persoon niet in verschillende opnames.
• Betalingen: kaartbetalingen worden afgehandeld door Dodo Payments, dat kaartgegevens ook buiten de EU verwerkt. Opnames en transcripten komen daar nooit terecht.

De details staan op onze beveiligingspagina en in de privacyverklaring. Dit artikel is algemene informatie, geen juridisch advies; verwerk je gevoelige gegevens, stem je verplichtingen dan af met je functionaris gegevensbescherming of je jurist.

Probeer het met je eigen opname

Het gratis abonnement geeft je 3 transcripten per dag, tot 30 minuten per stuk, zonder kaart — genoeg om het transcript, de sprekers en de editor zelf te beoordelen.