Sju frågor att ställa innan du laddar upp inspelningar till en transkriberingstjänst

En inspelning av ett möte, en intervju eller ett kundsamtal innehåller ofta mer än talarna skulle skriva ner. Innan du laddar upp den någonstans är det värt att veta vart den tar vägen. De här sju frågorna kan besvaras utifrån en tjänsts integritetspolicy och säkerhetssida — och om de inte kan det är det också ett svar.

1. Var lagras och behandlas inspelningarna?

”I molnet” är inget svar. Leta efter landet eller regionen för servrarna som lagrar dina filer och för maskinerna som transkriberar dem — de är inte alltid desamma. För organisationer i EU gör behandling inom EU frågan om internationella överföringar enkel; behandling någon annanstans kräver en rättslig grund för överföringen, till exempel standardavtalsklausuler.

2. Används inspelningar eller utskrifter för att träna AI?

Vissa tjänster skriver i sin integritetspolicy att de tränar sina modeller på kunders inspelningar eller utskrifter, ibland efter att ha tagit bort identifierande uppgifter. Andra lovar att inte göra det. Läs den exakta formuleringen: ”avidentifierad” är inte samma sak som ”används inte”.

3. Vem mer behandlar uppgifterna?

En integritetspolicy bör lista de företag som hanterar dina uppgifter för tjänstens räkning — molnhosting, betalning, e-post, analys och allt oftare leverantörer av AI-modeller. Om AI-sammanfattningar skrivs av en extern modelleverantör reser din utskrift dit också. Be om listan över underbiträden om den inte är publicerad.

4. Är uppgifterna krypterade — och hur?

Kryptering under överföring (HTTPS) är ett minimum. Kryptering i vila skyddar filerna på servrarna; vissa tjänster går längre och krypterar varje fil med en egen nyckel.

5. Vad betyder ”radera”?

När du raderar en inspelning, försvinner den direkt eller sparas den ett tag? Hur länge finns den kvar i säkerhetskopior? Att radera ditt konto bör radera dina filer; kontrollera om policyn säger det.

6. Känner tjänsten igen röster?

Funktioner som känner igen samma person mellan inspelningar fungerar genom att spara en modell av personens röst. Ett röstavtryck som används för att identifiera en person kan räknas som biometriska uppgifter, som dataskyddsförordningen (GDPR) behandlar som en särskild kategori av personuppgifter. Om du inte behöver funktionen har en tjänst som inte sparar röstavtryck en risk mindre.

7. Vem hanterar betalningarna?

Betalningsleverantören ser dina kortuppgifter, inte dina inspelningar — men den kan behandla dem i ett annat land än resten av tjänsten. Det är värt att veta vilket företag det är.

Så svarar SonaFact på de här frågorna

• Var: inspelningar, transkriberingar och dokument lagras och behandlas i EU.
• Träning: inspelningar och utskrifter används inte för att träna AI.
• Vem mer: AI-dokument skrivs av en modell som SonaFact själv kör på hårdvara i EU — inte av OpenAI, Anthropic eller Google.
• Kryptering: varje fil krypteras.
• Radering: raderat betyder raderat; säkerhetskopior löper ut efter 30 dagar.
• Röster: SonaFact sparar inga röstavtryck och känner inte igen samma person mellan inspelningar.
• Betalningar: kortbetalningar hanteras av Dodo Payments, som behandlar kortuppgifter även utanför EU. Inspelningar och utskrifter skickas aldrig dit.

Detaljerna finns på vår säkerhetssida och i integritetspolicyn. Den här artikeln är allmän information, inte juridisk rådgivning; om du behandlar känsliga uppgifter, kontrollera dina skyldigheter med ditt dataskyddsombud eller din jurist.

Prova på din egen inspelning

Gratisplanen ger dig 3 utskrifter om dagen, upp till 30 minuter var, utan kort — tillräckligt för att själv bedöma utskriften, talarna och redigeraren.