Sju spørsmål du bør stille før du laster opp opptak til en transkriberingstjeneste

Et opptak av et møte, et intervju eller en kundesamtale inneholder ofte mer enn de som snakker, ville satt på papiret. Før du laster det opp noe sted, er det verdt å vite hvor det havner. Disse sju spørsmålene kan besvares ut fra en tjenestes personvernerklæring og sikkerhetsside — og hvis de ikke kan det, er det også et svar.

1. Hvor lagres og behandles opptakene?

«I skyen» er ikke et svar. Se etter landet eller regionen for serverne som lagrer filene dine, og for maskinene som transkriberer dem — det er ikke alltid de samme. For organisasjoner i EU gjør behandling innenfor EU spørsmålet om internasjonale overføringer enkelt; behandling andre steder krever et rettslig grunnlag for overføringen, for eksempel standardkontraktsklausuler.

2. Brukes opptak eller utskrifter til å trene KI?

Noen tjenester skriver i personvernerklæringen at de trener modellene sine på kunders opptak eller utskrifter, noen ganger etter å ha fjernet identifiserende opplysninger. Andre lover å la være. Les den nøyaktige ordlyden: «avidentifisert» er ikke det samme som «brukes ikke».

3. Hvem andre behandler opplysningene?

En personvernerklæring bør liste opp selskapene som håndterer opplysningene dine på vegne av tjenesten — skylagring, betaling, e-post, analyse og i økende grad leverandører av KI-modeller. Hvis KI-sammendrag skrives av en ekstern modelleverandør, reiser utskriften din dit også. Be om listen over underdatabehandlere hvis den ikke er publisert.

4. Er opplysningene kryptert — og hvordan?

Kryptering under overføring (HTTPS) er et minimum. Kryptering ved lagring beskytter filene på serverne; noen tjenester går lenger og krypterer hver fil med sin egen nøkkel.

5. Hva betyr «slett»?

Når du sletter et opptak, forsvinner det med én gang, eller blir det liggende en stund? Hvor lenge ligger det i sikkerhetskopier? Å slette kontoen din bør slette filene dine; sjekk om erklæringen sier det.

6. Gjenkjenner tjenesten stemmer?

Funksjoner som gjenkjenner samme person på tvers av opptak, virker ved å lagre en modell av personens stemme. Et stemmeavtrykk som brukes til å identifisere en person, kan regnes som biometriske opplysninger, som personvernforordningen (GDPR) behandler som en særlig kategori av personopplysninger. Hvis du ikke trenger funksjonen, har en tjeneste som ikke lagrer stemmeavtrykk, én risiko mindre.

7. Hvem håndterer betalingene?

Betalingsleverandøren ser kortopplysningene dine, ikke opptakene dine — men den kan behandle dem i et annet land enn resten av tjenesten. Det er verdt å vite hvilket selskap det er.

Slik svarer SonaFact på disse spørsmålene

• Hvor: opptak, transkripsjoner og dokumenter lagres og behandles i EU.
• Trening: opptak og utskrifter brukes ikke til å trene KI.
• Hvem andre: KI-dokumenter skrives av en modell SonaFact kjører selv på maskinvare i EU — ikke av OpenAI, Anthropic eller Google.
• Kryptering: hver fil krypteres.
• Sletting: slettet betyr slettet; sikkerhetskopier utløper etter 30 dager.
• Stemmer: SonaFact lagrer ingen stemmeavtrykk og kjenner ikke igjen samme person på tvers av opptak.
• Betalinger: kortbetalinger håndteres av Dodo Payments, som behandler kortopplysninger også utenfor EU. Opptak og utskrifter sendes aldri dit.

Detaljene står på sikkerhetssiden vår og i personvernerklæringen. Denne artikkelen er generell informasjon, ikke juridisk rådgivning; hvis du behandler sensitive opplysninger, avklar forpliktelsene dine med personvernombudet eller advokaten din.

Prøv det på ditt eget opptak

Gratisplanen gir deg 3 utskrifter om dagen, opptil 30 minutter hver, uten kort — nok til å vurdere utskriften, talerne og redigeringen selv.