Siete preguntas antes de subir grabaciones a un servicio de transcripción

La grabación de una reunión, una entrevista o una llamada con un cliente suele contener más de lo que sus participantes pondrían por escrito. Antes de subirla a cualquier sitio, conviene saber adónde va. Estas siete preguntas se pueden responder con la política de privacidad y la página de seguridad de un servicio; y si no se puede, eso también es una respuesta.

1. ¿Dónde se guardan y se procesan las grabaciones?

«En la nube» no es una respuesta. Busca el país o la región de los servidores que guardan tus archivos y de las máquinas que los transcriben: no siempre son los mismos. Para las organizaciones de la UE, procesar dentro de la UE mantiene sencilla la cuestión de las transferencias internacionales; procesar en otro lugar exige una base jurídica para la transferencia, como las cláusulas contractuales tipo.

2. ¿Se usan las grabaciones o las transcripciones para entrenar la IA?

Algunos servicios dicen en su política de privacidad que entrenan sus modelos con las grabaciones o transcripciones de sus clientes, a veces después de quitar los datos identificativos. Otros prometen no hacerlo. Lee la redacción exacta: «desidentificado» no es lo mismo que «no utilizado».

3. ¿Quién más trata los datos?

Una política de privacidad debería enumerar las empresas que tratan tus datos por cuenta del servicio: alojamiento en la nube, pagos, correo electrónico, analítica y, cada vez más, proveedores de modelos de IA. Si los resúmenes de IA los escribe un proveedor de modelos externo, tu transcripción también viaja hasta allí. Pide la lista de subencargados si no está publicada.

4. ¿Están cifrados los datos? ¿Cómo?

El cifrado en tránsito (HTTPS) es lo mínimo. El cifrado en reposo protege los archivos en los servidores; algunos servicios van más allá y cifran cada archivo con su propia clave.

5. ¿Qué significa «eliminar»?

Cuando eliminas una grabación, ¿desaparece al momento o se guarda durante un tiempo? ¿Cuánto tiempo la conservan las copias de seguridad? Eliminar tu cuenta debería eliminar tus archivos; comprueba si la política lo dice.

6. ¿Reconoce voces el servicio?

Las funciones que reconocen a la misma persona en distintas grabaciones funcionan guardando un modelo de su voz. Una huella de voz utilizada para identificar a una persona puede considerarse un dato biométrico, que el RGPD trata como una categoría especial de datos personales. Si no necesitas esa función, un servicio que no guarda huellas de voz tiene un riesgo menos.

7. ¿Quién gestiona los pagos?

El proveedor de pagos ve los datos de tu tarjeta, no tus grabaciones, pero puede tratarlos en un país distinto del resto del servicio. Merece la pena saber qué empresa es.

Cómo responde SonaFact a estas preguntas

• Dónde: las grabaciones, las transcripciones y los documentos se almacenan y procesan dentro de la UE.
• Entrenamiento: las grabaciones y las transcripciones no se usan para entrenar la IA.
• Quién más: los documentos de IA los escribe un modelo que SonaFact ejecuta por su cuenta en hardware dentro de la UE, no OpenAI, Anthropic ni Google.
• Cifrado: cada archivo se cifra.
• Eliminar: eliminar significa eliminar; las copias de seguridad caducan a los 30 días.
• Voces: SonaFact no guarda huellas de voz y no reconoce a la misma persona en distintas grabaciones.
• Pagos: los pagos con tarjeta los gestiona Dodo Payments, que trata los datos de tarjeta también fuera de la UE. Las grabaciones y las transcripciones nunca llegan allí.

Los detalles están en nuestra página de seguridad y en la política de privacidad. Este artículo es información general, no asesoramiento jurídico; si tratas datos sensibles, consulta tus obligaciones con tu delegado de protección de datos o tu abogado.

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