Sette domande da porsi prima di caricare registrazioni su un servizio di trascrizione

La registrazione di una riunione, di un'intervista o di una chiamata con un cliente contiene spesso più di quanto i partecipanti metterebbero per iscritto. Prima di caricarla da qualche parte, vale la pena sapere dove va a finire. A queste sette domande si può rispondere partendo dall'informativa sulla privacy e dalla pagina sulla sicurezza di un servizio; e se non si può, anche questa è una risposta.

1. Dove vengono conservate ed elaborate le registrazioni?

«Nel cloud» non è una risposta. Cerca il Paese o la regione dei server che conservano i tuoi file e delle macchine che li trascrivono: non sempre coincidono. Per le organizzazioni dell'UE, un trattamento all'interno dell'UE mantiene semplice la questione dei trasferimenti internazionali; un trattamento altrove richiede una base giuridica per il trasferimento, come le clausole contrattuali standard.

2. Le registrazioni o le trascrizioni vengono usate per addestrare l'IA?

Alcuni servizi dichiarano nella loro informativa sulla privacy di addestrare i propri modelli sulle registrazioni o sulle trascrizioni dei clienti, a volte dopo averne tolto i dati identificativi. Altri promettono di non farlo. Leggi la formulazione esatta: «de-identificato» non significa «non utilizzato».

3. Chi altro tratta i dati?

Un'informativa sulla privacy dovrebbe elencare le aziende che trattano i tuoi dati per conto del servizio: hosting cloud, pagamenti, e-mail, statistiche e, sempre più spesso, fornitori di modelli di IA. Se i riassunti IA sono scritti da un fornitore di modelli esterno, anche la tua trascrizione arriva lì. Chiedi l'elenco dei sub-responsabili se non è pubblicato.

4. I dati sono cifrati? E come?

La cifratura in transito (HTTPS) è il minimo. La cifratura dei dati archiviati protegge i file sui server; alcuni servizi vanno oltre e cifrano ogni file con una chiave propria.

5. Cosa significa «cancellare»?

Quando cancelli una registrazione, sparisce subito o viene conservata per un po'? Per quanto tempo la mantengono le copie di sicurezza? Cancellare l'account dovrebbe cancellare i tuoi file; verifica che l'informativa lo dica.

6. Il servizio riconosce le voci?

Le funzioni che riconoscono la stessa persona in registrazioni diverse funzionano conservando un modello della sua voce. Un'impronta vocale usata per identificare una persona può rientrare tra i dati biometrici, che il GDPR tratta come categoria particolare di dati personali. Se la funzione non ti serve, un servizio che non conserva impronte vocali ha un rischio in meno.

7. Chi gestisce i pagamenti?

Il fornitore dei pagamenti vede i dati della tua carta, non le tue registrazioni, ma potrebbe trattarli in un Paese diverso dal resto del servizio. Vale la pena sapere di quale azienda si tratta.

Come risponde SonaFact a queste domande

• Dove: registrazioni, trascrizioni e documenti sono conservati ed elaborati nell'UE.
• Addestramento: registrazioni e trascrizioni non vengono usate per addestrare l'IA.
• Chi altro: i documenti IA sono scritti da un modello che SonaFact fa girare in proprio su hardware nell'UE, non da OpenAI, Anthropic o Google.
• Cifratura: ogni file è cifrato.
• Cancellazione: cancellare significa cancellare; le copie di sicurezza scadono dopo 30 giorni.
• Voci: SonaFact non conserva impronte vocali e non riconosce la stessa persona in registrazioni diverse.
• Pagamenti: i pagamenti con carta sono gestiti da Dodo Payments, che tratta i dati delle carte anche fuori dall'UE. Registrazioni e trascrizioni non arrivano mai lì.

I dettagli sono nella nostra pagina sulla sicurezza e nell'informativa sulla privacy. Questo articolo è un'informazione di carattere generale, non una consulenza legale; se tratti dati sensibili, verifica i tuoi obblighi con il tuo responsabile della protezione dei dati o con il tuo avvocato.

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