Seitsemän kysymystä ennen kuin lataat tallenteita litterointipalveluun

Kokouksen, haastattelun tai asiakaspuhelun tallenteessa on usein enemmän kuin puhujat laittaisivat paperille. Ennen kuin lataat sen minnekään, kannattaa tietää, minne se päätyy. Näihin seitsemään kysymykseen löytyy vastaus palvelun tietosuojaselosteesta ja tietoturvasivulta — ja jos ei löydy, sekin on vastaus.

1. Missä tallenteita säilytetään ja käsitellään?

”Pilvessä” ei ole vastaus. Etsi tieto siitä, missä maassa tai millä alueella ovat palvelimet, jotka säilyttävät tiedostojasi, ja koneet, jotka litteroivat ne — ne eivät aina ole samat. EU:ssa toimiville organisaatioille käsittely EU:n sisällä pitää kansainvälisten siirtojen kysymyksen yksinkertaisena; muualla tapahtuva käsittely edellyttää siirrolle oikeusperustetta, kuten vakiosopimuslausekkeita.

2. Käytetäänkö tallenteita tai litterointeja tekoälyn kouluttamiseen?

Jotkin palvelut kertovat tietosuojaselosteessaan kouluttavansa mallejaan asiakkaiden tallenteilla tai litteroinneilla, joskus tunnistetietojen poistamisen jälkeen. Toiset lupaavat olla tekemättä niin. Lue tarkka sanamuoto: ”tunnisteeton” ei ole sama asia kuin ”ei käytetä”.

3. Kuka muu tietoja käsittelee?

Tietosuojaselosteessa pitäisi luetella yritykset, jotka käsittelevät tietojasi palvelun puolesta — pilvipalvelut, maksut, sähköposti, analytiikka ja yhä useammin tekoälymallien tarjoajat. Jos tekoälyn tiivistelmät kirjoittaa ulkopuolinen mallintarjoaja, litterointisi kulkee myös sinne. Pyydä luettelo alikäsittelijöistä, jos sitä ei ole julkaistu.

4. Onko tiedot salattu — ja miten?

Salaus siirron aikana (HTTPS) on vähimmäisvaatimus. Tallennettujen tietojen salaus suojaa palvelimilla olevia tiedostoja; jotkin palvelut menevät pidemmälle ja salaavat jokaisen tiedoston omalla avaimellaan.

5. Mitä ”poisto” tarkoittaa?

Kun poistat tallenteen, katoaako se heti vai säilytetäänkö sitä vielä jonkin aikaa? Kuinka kauan se säilyy varmuuskopioissa? Tilin poistamisen pitäisi poistaa tiedostosi; tarkista, sanotaanko selosteessa niin.

6. Tunnistaako palvelu ääniä?

Toiminnot, jotka tunnistavat saman henkilön tallenteesta toiseen, perustuvat siihen, että hänen äänestään tallennetaan malli. Henkilön tunnistamiseen käytetty äänijälki voidaan katsoa biometriseksi tiedoksi, jota tietosuoja-asetus (GDPR) käsittelee erityisenä henkilötietoryhmänä. Jos et tarvitse toimintoa, palvelussa, joka ei säilytä äänijälkiä, on yksi riski vähemmän.

7. Kuka hoitaa maksut?

Maksupalvelun tarjoaja näkee korttitietosi, ei tallenteitasi — mutta se voi käsitellä niitä eri maassa kuin muu palvelu. Kannattaa tietää, mikä yritys se on.

Näin SonaFact vastaa näihin kysymyksiin

• Missä: tallenteet, litteroinnit ja asiakirjat säilytetään ja käsitellään EU:ssa.
• Koulutus: tallenteita ja litterointeja ei käytetä tekoälyn kouluttamiseen.
• Kuka muu: tekoälyasiakirjat kirjoittaa malli, jota SonaFact ajaa itse laitteistolla EU:ssa — eivät OpenAI, Anthropic tai Google.
• Salaus: jokainen tiedosto salataan.
• Poisto: poistettu tarkoittaa poistettua; varmuuskopiot vanhenevat 30 päivän jälkeen.
• Äänet: SonaFact ei säilytä äänijälkiä eikä tunnista samaa henkilöä tallenteesta toiseen.
• Maksut: korttimaksut hoitaa Dodo Payments, joka käsittelee korttitietoja myös EU:n ulkopuolella. Tallenteet ja litteroinnit eivät koskaan päädy sinne.

Yksityiskohdat ovat tietoturvasivullamme ja tietosuojaselosteessa. Tämä artikkeli on yleistä tietoa, ei oikeudellista neuvontaa; jos käsittelet arkaluonteisia tietoja, tarkista velvollisuutesi tietosuojavastaavaltasi tai lakimieheltäsi.

Kokeile omalla tallenteellasi

Ilmainen tilaus antaa sinulle 3 litteraattia päivässä, kukin enintään 30 minuuttia, ilman korttia — riittävästi, jotta voit itse arvioida litteraatin, puhujat ja muokkaimen.