Syv spørgsmål, før du uploader optagelser til en transskriberingstjeneste

En optagelse af et møde, et interview eller en kundesamtale rummer ofte mere, end deltagerne ville skrive ned. Før du uploader den nogen steder, er det værd at vide, hvor den ender. De syv spørgsmål kan besvares ud fra en tjenestes privatlivspolitik og sikkerhedsside — og kan de ikke det, er det også et svar.

1. Hvor gemmes og behandles optagelserne?

»I skyen« er ikke et svar. Se efter landet eller regionen for de servere, der gemmer dine filer, og for de maskiner, der transskriberer dem — det er ikke altid de samme. For organisationer i EU gør behandling inden for EU spørgsmålet om overførsel til tredjelande enkelt; behandling andre steder kræver et retsgrundlag for overførslen, fx standardkontraktbestemmelser.

2. Bruges optagelser eller udskrifter til at træne AI?

Nogle tjenester skriver i deres privatlivspolitik, at de træner deres modeller på kunders optagelser eller udskrifter, nogle gange efter at have fjernet identificerende oplysninger. Andre lover at lade være. Læs den præcise ordlyd: »afidentificeret« er ikke det samme som »ikke brugt«.

3. Hvem behandler ellers dataene?

En privatlivspolitik bør nævne de virksomheder, der behandler dine data på tjenestens vegne — cloudhosting, betaling, e-mail, statistik og i stigende grad udbydere af AI-modeller. Hvis AI-resuméer skrives af en ekstern modeludbyder, rejser din udskrift også derhen. Bed om listen over underdatabehandlere, hvis den ikke er offentliggjort.

4. Er dataene krypteret — og hvordan?

Kryptering under overførsel (HTTPS) er minimum. Kryptering af lagrede data beskytter filerne på serverne; nogle tjenester går videre og krypterer hver fil med sin egen nøgle.

5. Hvad betyder »slet«?

Når du sletter en optagelse, er den så væk med det samme, eller bliver den gemt et stykke tid? Hvor længe beholder sikkerhedskopierne den? Når du sletter din konto, bør dine filer blive slettet; tjek, om politikken siger det.

6. Genkender tjenesten stemmer?

Funktioner, der genkender den samme person på tværs af optagelser, virker ved at gemme en model af personens stemme. Et stemmeaftryk, der bruges til at identificere en person, kan regnes som biometriske data, som databeskyttelsesforordningen (GDPR) behandler som en særlig kategori af personoplysninger. Har du ikke brug for funktionen, har en tjeneste, der ikke gemmer stemmeaftryk, én risiko mindre.

7. Hvem håndterer betalingerne?

Betalingsudbyderen ser dine kortoplysninger, ikke dine optagelser — men den kan behandle dem i et andet land end resten af tjenesten. Det er værd at vide, hvilken virksomhed det er.

Sådan besvarer SonaFact spørgsmålene

• Hvor: optagelser, udskrifter og dokumenter opbevares og behandles i EU.
• Træning: optagelser og udskrifter bruges ikke til at træne AI.
• Hvem ellers: AI-dokumenter skrives af en model, som SonaFact selv kører på hardware i EU — ikke af OpenAI, Anthropic eller Google.
• Kryptering: hver fil krypteres.
• Sletning: at slette betyder at slette; sikkerhedskopier udløber efter 30 dage.
• Stemmer: SonaFact gemmer ingen stemmeaftryk og genkender ikke den samme person på tværs af optagelser.
• Betalinger: kortbetalinger håndteres af Dodo Payments, som også behandler kortoplysninger uden for EU. Optagelser og udskrifter kommer aldrig derhen.

Detaljerne står på vores sikkerhedsside og i privatlivspolitikken. Denne artikel er generel information, ikke juridisk rådgivning; behandler du følsomme data, så afklar dine forpligtelser med din databeskyttelsesrådgiver eller din advokat.

Prøv det på din egen optagelse

Gratisplanen giver dig 3 udskrifter om dagen, op til 30 minutter hver, uden kort — nok til selv at bedømme udskriften, talerne og redigeringen.