전사 서비스에 녹음을 올리기 전에 물어야 할 일곱 가지 질문

회의, 인터뷰, 고객 통화의 녹음에는 말한 사람들이 글로는 남기지 않을 내용이 담기는 경우가 많습니다. 어딘가에 올리기 전에 그것이 어디로 가는지 알아 두는 것이 좋습니다. 이 일곱 가지 질문의 답은 서비스의 개인정보 처리방침과 보안 페이지에서 찾을 수 있어야 합니다. 찾을 수 없다면, 그것도 하나의 답입니다.

1. 녹음은 어디에 저장되고 처리되는가?

'클라우드에'는 답이 아닙니다. 파일을 저장하는 서버와 전사를 수행하는 기기가 어느 나라나 지역에 있는지 찾아보세요. 둘이 항상 같은 곳은 아닙니다. EU의 조직이라면 EU 안에서 처리될 때 국제 이전 문제가 단순해집니다. 다른 곳에서 처리하려면 표준계약조항 같은 이전의 법적 근거가 필요합니다.

2. 녹음이나 전사본이 AI 학습에 쓰이는가?

어떤 서비스는 개인정보 처리방침에 고객의 녹음이나 전사본으로 모델을 학습시킨다고 밝히며, 때로는 식별 정보를 제거한 뒤에 그렇게 합니다. 쓰지 않겠다고 약속하는 서비스도 있습니다. 정확한 문구를 읽어 보세요. '비식별 처리됨'은 '사용하지 않음'과 같지 않습니다.

3. 그 밖에 누가 데이터를 처리하는가?

개인정보 처리방침에는 서비스를 대신해 데이터를 다루는 회사들이 나와 있어야 합니다. 클라우드 호스팅, 결제, 이메일, 분석, 그리고 점점 더 많아지는 AI 모델 제공업체입니다. AI 요약을 외부 모델 제공업체가 작성한다면 전사본도 그곳으로 갑니다. 하위 처리자 목록이 공개되어 있지 않다면 요청하세요.

4. 데이터는 암호화되는가? 어떻게?

전송 중 암호화(HTTPS)는 최소한입니다. 저장 시 암호화는 서버에 있는 파일을 보호합니다. 어떤 서비스는 한 걸음 더 나아가 파일마다 고유한 키로 암호화합니다.

5. '삭제'는 무슨 뜻인가?

녹음을 삭제하면 바로 사라지나요, 아니면 한동안 보관되나요? 백업에는 얼마나 오래 남나요? 계정을 삭제하면 파일도 삭제되어야 합니다. 방침에 그렇게 적혀 있는지 확인하세요.

6. 서비스가 목소리를 인식하는가?

여러 녹음에 걸쳐 같은 사람을 알아보는 기능은 그 사람의 목소리 모델을 저장하는 방식으로 작동합니다. 사람을 식별하는 데 쓰이는 성문은 생체 정보로 간주될 수 있으며, GDPR은 이를 특별한 범주의 개인정보로 다룹니다. 이 기능이 필요 없다면, 성문을 보관하지 않는 서비스를 쓰는 것만으로 위험이 하나 줄어듭니다.

7. 결제는 누가 처리하는가?

결제 대행사는 녹음이 아니라 카드 정보를 봅니다. 하지만 서비스의 나머지 부분과는 다른 나라에서 처리할 수 있습니다. 그 회사가 어디인지 알아 두는 것이 좋습니다.

SonaFact는 이 질문에 어떻게 답하는가

• 어디서: 녹음, 전사본, 문서는 EU 안에서 보관하고 처리합니다.
• 학습: 녹음과 전사본은 AI 학습에 쓰이지 않습니다.
• 그 밖의 처리자: AI 문서는 SonaFact가 EU 안의 하드웨어에서 직접 운영하는 모델이 작성합니다. OpenAI, Anthropic, Google이 아닙니다.
• 암호화: 모든 파일이 암호화됩니다.
• 삭제: 삭제는 곧 삭제입니다. 백업은 30일 후 만료됩니다.
• 목소리: SonaFact는 성문을 보관하지 않고, 녹음 사이에서 같은 사람을 알아보지도 않습니다.
• 결제: 카드 결제는 Dodo Payments가 처리하며, 카드 정보는 EU 밖에서도 처리됩니다. 녹음과 전사본은 그곳으로 절대 가지 않습니다.

자세한 내용은 보안 페이지와 개인정보 처리방침에 있습니다. 이 글은 일반적인 정보이며 법률 자문이 아닙니다. 민감한 데이터를 처리한다면 개인정보 보호 책임자나 변호사와 함께 의무 사항을 확인하세요.

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