Mentions légales

Ces conditions régissent votre utilisation du service web SonaFact à l'adresse sonafact.com (le « Service »). Le prestataire du Service (« SonaFact », « nous ») est indiqué à la section « Prestataire » en bas de cette page. En créant un compte, vous acceptez ces conditions. Si vous ne les acceptez pas, n'utilisez pas le Service.

Le Service transforme des enregistrements audio en transcriptions écrites et vous permet de les corriger, de les écouter, de les exporter et de les traduire, ainsi que de produire des documents IA tels que comptes rendus, résumés et listes de tâches.

Pour utiliser le Service, il vous faut une connexion à Internet, une version récente d'un navigateur courant avec JavaScript et les cookies activés, et une adresse e-mail valide.

• Vous devez avoir au moins 18 ans pour créer un compte.
• Vous indiquez une adresse e-mail valide et gardez votre mot de passe confidentiel.
• Vous répondez de l'activité sur votre compte.
• Un compte correspond à une personne, sauf mention contraire de votre formule.

Le Service est proposé selon des formules aux limites différentes (par exemple des minutes d'audio par mois). Les formules et limites en vigueur figurent sur la page des tarifs. Les formules payantes ne peuvent pas encore être achetées en ligne. Tant que le paiement en ligne n'est pas disponible, aucun montant n'est prélevé via le Service. Avant de commencer à facturer, nous compléterons ces conditions par les règles de paiement, de renouvellement et de remboursement, et nous ne vous facturerons rien sans votre accord explicite.

• Vous conservez tous les droits sur les enregistrements que vous déposez ainsi que sur les transcriptions et documents qui en découlent.
• Vous nous autorisez à conserver et à traiter vos contenus uniquement pour vous fournir le Service.
• Il vous appartient d'avoir le droit d'enregistrer les personnes présentes dans vos enregistrements et de déposer ceux-ci sur le Service (voir aussi la politique de confidentialité, section 10).

• déposer des contenus illicites ou sur lesquels vous n'avez aucun droit ;
• utiliser le Service pour porter atteinte aux droits d'autrui, y compris à la vie privée et à la propriété intellectuelle ;
• tenter de forcer, de surcharger ou de contourner la sécurité ou les limites du Service ;
• accéder au Service par des moyens automatisés autres que ceux que nous fournissons ;
• revendre le Service sans notre accord écrit.

Vous ne devez pas :

Nous pouvons suspendre ou bloquer un compte qui enfreint ces conditions. Dans la mesure du possible, nous vous indiquerons d'abord le problème et vous laisserons la possibilité d'y remédier.

Les transcriptions, traductions et documents IA sont produits automatiquement et peuvent comporter des erreurs. Vérifiez-les avant de vous y fier, en particulier pour des décisions juridiques, médicales, financières ou autres décisions importantes.

Nous nous efforçons de garder le Service disponible et fiable, sans garantir un fonctionnement ininterrompu. Nous pouvons procéder à des opérations de maintenance et modifier ou retirer des fonctionnalités. Nous vous recommandons d'exporter et de conserver une copie des transcriptions qui comptent pour vous.

Dans la limite permise par la loi, nous ne répondons pas des dommages indirects, du manque à gagner ni de la perte de données résultant de l'utilisation du Service. Aucune disposition de ces conditions ne limite notre responsabilité là où la loi ne le permet pas, en particulier en cas de dommage causé intentionnellement, ni ne limite les droits légaux des consommateurs.

Vous pouvez cesser d'utiliser le Service et supprimer votre compte à tout moment dans les paramètres. La suppression du compte met fin au contrat et efface vos données comme le décrit la politique de confidentialité. Nous pouvons mettre fin au contrat avec un préavis d'au moins 30 jours envoyé par e-mail, ou immédiatement en cas de manquement grave à ces conditions. Si vous êtes consommateur dans l'Union européenne, vous disposez d'un droit de rétractation de 14 jours à compter de la création de votre compte, sans avoir à vous justifier, en supprimant votre compte ou en nous adressant une déclaration par e-mail.

Vous pouvez adresser une réclamation concernant le Service à support@sonafact.com. Décrivez le problème et, si possible, la solution que vous souhaitez. Nous répondons sous 14 jours.

Nous pouvons modifier ces conditions pour des motifs sérieux, tels qu'une évolution du Service, de la loi ou des exigences de sécurité. Nous vous préviendrons par e-mail au moins 14 jours avant l'entrée en vigueur. Si vous n'acceptez pas les modifications, vous pouvez supprimer votre compte avant cette date.

Ces conditions sont régies par le droit polonais. Si vous êtes consommateur, cela ne vous prive pas de la protection que vous accordent les dispositions impératives du pays où vous résidez, et vous pouvez agir devant les juridictions compétentes selon le droit applicable.

support@sonafact.com

Cette politique de confidentialité explique comment SonaFact (« SonaFact », « nous ») traite les données à caractère personnel lorsque vous utilisez le service web SonaFact accessible à l'adresse sonafact.com (le « Service »). Le prestataire du Service et le responsable du traitement de vos données de compte sont indiqués à la section « Prestataire » en bas de cette page. Pour toute question de confidentialité, écrivez-nous à privacy@sonafact.com. Cette politique ne concerne que le service web SonaFact. Elle ne s'applique pas à l'application SonaFact pour ordinateur, qui conserve toutes les données sur votre machine et ne nous les transmet pas.

Vous déposez un enregistrement audio. Nous le transformons en transcription écrite horodatée et nous distinguons les intervenants. Vous pouvez corriger la transcription, l'écouter, l'exporter, la traduire et demander à notre IA un compte rendu, un résumé ou une liste de tâches.

• adresse e-mail ;
• mot de passe, conservé uniquement sous forme d'empreinte cryptographique à sens unique (nous ne voyons ni ne conservons jamais votre mot de passe réel) ;
• si vous vous connectez avec Google : un identifiant de compte Google (nous ne recevons pas votre mot de passe Google) ;
• votre formule, la date de confirmation de votre adresse, la date de création du compte et son statut.

• les enregistrements que vous déposez, avec leur nom de fichier, leur taille et leur durée ;
• les transcriptions, y compris tout ce qui a été dit, les noms d'intervenants que vous saisissez et le minutage des mots ;
• les documents produits par l'IA (comptes rendus, résumés, listes de tâches) et les traductions.

Vos contenus peuvent comporter des données à caractère personnel d'autres personnes qui parlent dans l'enregistrement. Voir la section 10.

Pour montrer qui a dit quoi, le Service distingue les voix au sein d'un même enregistrement. Il n'identifie personne à sa voix, ne crée ni profil ni empreinte vocale et ne conserve aucune caractéristique de voix une fois la transcription terminée. Chaque enregistrement est traité indépendamment : si la même personne apparaît dans plusieurs enregistrements, le Service ne fait aucun rapprochement. Les intervenants portent des libellés génériques (par exemple « Intervenant 1 »), sauf si vous saisissez vous-même leurs noms.

• les journaux de traitement (état de la tâche, durée, erreurs) — sans le contenu de vos enregistrements ;
• les compteurs d'usage nécessaires à l'application des limites de formule (par exemple les minutes consommées) ;
• les liens à usage unique envoyés par e-mail (confirmation de compte, réinitialisation du mot de passe), conservés uniquement sous forme d'empreinte et valables un temps limité ;
• des données techniques telles que votre adresse IP, traitées par nos prestataires d'infrastructure pour faire fonctionner le Service et le protéger des abus.

Nous n'utilisons ni outils de mesure d'audience, ni publicité, ni pixels ou cookies de suivi. Le seul cookie que nous déposons est un cookie de session qui vous maintient connecté. Il est strictement nécessaire au fonctionnement du Service.

Nous n'utilisons pas vos enregistrements, transcriptions ou documents pour entraîner des modèles d'IA. Nous ne vendons pas vos données et ne les partageons pas à des fins publicitaires.

• le serveur applicatif et la base de données se trouvent en Pologne ;
• les enregistrements, les exports et les sauvegardes sont conservés dans l'Union européenne ;
• la transcription, les documents IA et les traductions sont produits sur des serveurs situés dans l'Union européenne.

L'ensemble du traitement de vos données a lieu dans l'Union européenne :

Nous faisons appel aux prestataires suivants pour faire fonctionner le Service. Chacun traite les données uniquement dans la mesure nécessaire à sa mission. Certains sont établis hors de l'Espace économique européen. Lorsque leur intervention implique un transfert de données à caractère personnel hors de l'EEE, nous nous appuyons sur les garanties appropriées prévues par la loi, telles que les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

• Les enregistrements sont chiffrés dans le stockage avec AES-256-GCM. Chaque fichier possède sa propre clé, elle-même chiffrée par une clé maîtresse qui ne quitte jamais notre serveur.
• Un enregistrement n'est stocké en clair que pendant sa transcription, ce qui prend en général quelques minutes. Il est chiffré ensuite. Un processus automatique repère tout enregistrement resté en clair plus de six heures et le chiffre ou le supprime.
• Les transcriptions et les documents produits par l'IA sont stockés chiffrés dans notre base de données.
• Les sauvegardes de la base sont chiffrées avant de quitter le serveur et conservées dans un emplacement distinct.
• Traitement par l'IA : pour la transcription, l'audio est envoyé au serveur de calcul. Pour les documents IA et les traductions, seul le texte est envoyé, jamais l'enregistrement. Les serveurs de calcul sont éphémères et ne conservent aucune donnée une fois la tâche terminée.
• L'accès du personnel aux comptes se limite à l'administration et à l'assistance. Chaque action d'administration sur un compte est consignée (qui a fait quoi et quand). Ces journaux ne contiennent pas le contenu des transcriptions.

Aucun système n'est parfaitement sûr, mais le Service est conçu pour que vos contenus soient protégés à chaque étape.

Nous conservons vos enregistrements, transcriptions, documents IA et traductions jusqu'à ce que vous les supprimiez ou que vous supprimiez votre compte. Nous ne les supprimons pas automatiquement. Lorsque vous supprimez votre compte, toutes les données qui y sont liées disparaissent de notre base et de notre stockage. Sauvegardes : nous conservons des sauvegardes chiffrées de la base pendant 30 jours. Elles contiennent les données de compte, des informations sur les enregistrements ainsi que les transcriptions et documents. Elles ne contiennent pas les fichiers audio. Les données que vous supprimez peuvent donc subsister jusqu'à 30 jours dans les sauvegardes, après quoi elles sont définitivement effacées. Les sauvegardes servent uniquement à rétablir le Service après une panne ; nous ne les utilisons pas pour restaurer des enregistrements isolés, de sorte que les données supprimées ne reviennent pas.

• d'accéder à vos données et d'en recevoir une copie ;
• de faire rectifier des données inexactes ;
• de faire effacer vos données ;
• d'obtenir la limitation du traitement ;
• de recevoir vos données dans un format portable (vous pouvez d'ailleurs exporter vos transcriptions vous-même à tout moment) ;
• de vous opposer au traitement fondé sur notre intérêt légitime.

Selon votre lieu de résidence, vous avez le droit :

Vous pouvez supprimer vous-même vos enregistrements, vos transcriptions et l'intégralité de votre compte depuis le Service. Pour toute autre demande, écrivez à privacy@sonafact.com. Nous répondons sous un mois. Si vous estimez que nous traitons vos données de façon illicite, vous pouvez saisir une autorité de contrôle — en Pologne, le président de l'Office de protection des données à caractère personnel (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych), ou l'autorité du pays où vous vivez ou travaillez.

Les enregistrements que vous déposez contiennent souvent la voix et les propos d'autres personnes. Il vous appartient d'avoir le droit de les enregistrer et de déposer l'enregistrement sur SonaFact — par exemple en les informant ou en recueillant leur consentement lorsque la loi l'exige. Lorsque vous utilisez le Service à des fins professionnelles, nous traitons le contenu de vos enregistrements pour votre compte et selon vos instructions. Les clients professionnels qui ont besoin d'un contrat de sous-traitance peuvent en demander un à privacy@sonafact.com.

Le Service s'adresse aux personnes âgées d'au moins 18 ans. Nous ne traitons pas sciemment les données de personnes plus jeunes.

Nous pouvons mettre cette politique à jour lorsque le Service évolue. Nous publierons la nouvelle version sur cette page avec une nouvelle date. Si les modifications sont importantes, nous vous préviendrons par e-mail avant leur entrée en vigueur.

privacy@sonafact.com

L'enregistrement est traité pour convertir la parole en texte et séparer ce qu'a dit chaque intervenant.

Au sein d'un même enregistrement, le Service distingue les voix afin de montrer qui a dit quoi, par exemple « Intervenant 1 » et « Intervenant 2 ». Cela sert uniquement à structurer cette transcription-là.

Une fois la transcription terminée, rien n'est conservé des voix qu'elle contenait. Si la même personne parle dans plusieurs de vos enregistrements, le Service ignore qu'il s'agit de la même personne. Chaque transcription repart de zéro, et un enregistrement n'influence pas le traitement du suivant.

Nous ne créons ni empreinte vocale ni profil de voix, et nous ne conservons aucune caractéristique de la voix de qui que ce soit.

Si un nom figure dans une transcription, c'est que vous l'avez saisi.

Pour les documents IA et les traductions, seul le texte de la transcription est traité, jamais l'enregistrement.

Ils sont chiffrés après la transcription et conservés jusqu'à ce que vous les supprimiez, ou que vous supprimiez votre compte. Les détails figurent aux sections 7 et 8 de la politique de confidentialité.

Avant de déposer un enregistrement, assurez-vous que les personnes qui y figurent en sont informées ou y ont consenti lorsque la loi l'exige.

privacy@sonafact.com