Rechtliches

Diese Bedingungen regeln Ihre Nutzung des Webdienstes SonaFact unter sonafact.com (der „Dienst"). Anbieter des Dienstes („SonaFact", „wir") ist die im Abschnitt „Anbieter" am Ende dieser Seite genannte Stelle. Mit der Erstellung eines Kontos nehmen Sie diese Bedingungen an. Wenn Sie sie nicht annehmen, nutzen Sie den Dienst nicht.

Der Dienst wandelt Audioaufnahmen in Transkripte um und lässt Sie diese bearbeiten, abspielen, exportieren und übersetzen sowie KI-Dokumente wie Protokolle, Zusammenfassungen und Aufgabenlisten erstellen.

Für die Nutzung des Dienstes benötigen Sie eine Internetverbindung, eine aktuelle Version eines verbreiteten Webbrowsers mit aktiviertem JavaScript und aktivierten Cookies sowie eine aktive E-Mail-Adresse.

• Ein Konto können Sie ab 18 Jahren erstellen.
• Sie geben eine gültige E-Mail-Adresse an und halten Ihr Passwort geheim.
• Sie sind für die Vorgänge auf Ihrem Konto verantwortlich.
• Ein Konto ist für eine Person bestimmt, sofern Ihr Tarif nichts anderes vorsieht.

Der Dienst wird in Tarifen mit unterschiedlichen Grenzen angeboten (zum Beispiel Audiominuten pro Monat). Die aktuellen Tarife und Grenzen stehen auf der Preisseite. Kostenpflichtige Tarife lassen sich noch nicht online kaufen. Solange keine Online-Zahlung möglich ist, werden über den Dienst keine Entgelte erhoben. Bevor wir mit der Abrechnung beginnen, ergänzen wir diese Bedingungen um Regelungen zu Zahlung, Verlängerung und Erstattung; ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung belasten wir Sie mit keinem Betrag.

• Alle Rechte an den hochgeladenen Aufnahmen sowie an den daraus entstandenen Transkripten und Dokumenten bleiben bei Ihnen.
• Sie gestatten uns, Ihre Inhalte zu speichern und zu verarbeiten, ausschließlich um Ihnen den Dienst zu erbringen.
• Sie sind dafür verantwortlich, dass Sie die Personen in Ihren Aufnahmen aufnehmen und die Aufnahmen in den Dienst hochladen dürfen (siehe auch Datenschutzerklärung, Abschnitt 10).

• Inhalte hochladen, die rechtswidrig sind oder an denen Sie keine Rechte haben;
• den Dienst nutzen, um Rechte anderer zu verletzen, einschließlich Privatsphäre und geistigem Eigentum;
• versuchen, die Sicherheit oder die Grenzen des Dienstes zu brechen, zu überlasten oder zu umgehen;
• auf den Dienst automatisiert zugreifen, außer auf den von uns dafür vorgesehenen Wegen;
• den Dienst ohne unsere schriftliche Zustimmung weiterverkaufen.

Sie dürfen nicht:

Ein Konto, das gegen diese Bedingungen verstößt, können wir sperren oder schließen. Wenn möglich, nennen wir Ihnen zuvor das Problem und geben Ihnen Gelegenheit, es zu beheben.

Transkripte, Übersetzungen und KI-Dokumente entstehen automatisch und können Fehler enthalten. Prüfen Sie sie, bevor Sie sich darauf verlassen — vor allem bei rechtlichen, medizinischen, finanziellen und anderen wichtigen Entscheidungen.

Wir arbeiten daran, den Dienst verfügbar und zuverlässig zu halten, garantieren aber keinen unterbrechungsfreien Betrieb. Wir können Wartungsarbeiten durchführen sowie Funktionen ändern oder entfernen. Wir empfehlen, Transkripte, die Ihnen wichtig sind, zu exportieren und aufzubewahren.

Soweit gesetzlich zulässig, haften wir nicht für mittelbare Schäden, entgangenen Gewinn oder Datenverlust aus der Nutzung des Dienstes. Keine Regelung dieser Bedingungen beschränkt unsere Haftung dort, wo das Gesetz dies nicht zulässt, insbesondere bei vorsätzlich verursachten Schäden, und keine Regelung beschränkt die gesetzlichen Rechte von Verbrauchern.

Sie können die Nutzung des Dienstes jederzeit beenden und Ihr Konto in den Kontoeinstellungen löschen. Mit der Löschung des Kontos endet der Vertrag, und Ihre Daten werden wie in der Datenschutzerklärung beschrieben entfernt. Wir können den Vertrag mit einer Frist von mindestens 30 Tagen per E-Mail kündigen, bei einem schwerwiegenden Verstoß gegen diese Bedingungen auch fristlos. Sind Sie Verbraucher in der Europäischen Union, können Sie den Vertrag innerhalb von 14 Tagen nach Erstellung des Kontos ohne Angabe von Gründen widerrufen, indem Sie Ihr Konto löschen oder uns eine Erklärung per E-Mail senden.

Eine Beschwerde über den Dienst richten Sie an support@sonafact.com. Beschreiben Sie bitte das Problem und, wenn möglich, wie Sie es gelöst sehen möchten. Wir antworten innerhalb von 14 Tagen.

Wir können diese Bedingungen aus wichtigem Grund ändern, etwa bei Änderungen des Dienstes, der Rechtslage oder der Sicherheitsanforderungen. Wir benachrichtigen Sie mindestens 14 Tage vor Inkrafttreten per E-Mail. Wenn Sie die Änderungen nicht annehmen, können Sie Ihr Konto vor deren Inkrafttreten löschen.

Für diese Bedingungen gilt polnisches Recht. Sind Sie Verbraucher, nimmt Ihnen das nicht den Schutz der zwingenden Vorschriften des Landes, in dem Sie leben; Sie können Ansprüche vor den nach geltendem Recht zuständigen Gerichten geltend machen.

support@sonafact.com

Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie SonaFact („SonaFact", „wir") mit personenbezogenen Daten umgeht, wenn Sie den Webdienst SonaFact unter sonafact.com (den „Dienst") nutzen. Anbieter des Dienstes und Verantwortlicher für Ihre Kontodaten ist die im Abschnitt „Anbieter" am Ende dieser Seite genannte Stelle. In allen Datenschutzfragen erreichen Sie uns unter privacy@sonafact.com. Diese Erklärung gilt ausschließlich für den Webdienst SonaFact. Sie gilt nicht für die SonaFact-Anwendung für den Computer, die sämtliche Daten lokal auf Ihrem Gerät speichert und nicht an uns übermittelt.

Sie laden eine Audioaufnahme hoch. Wir wandeln sie in ein Transkript mit Zeitstempeln um und trennen die Sprecher voneinander. Das Transkript können Sie bearbeiten, anhören, exportieren und übersetzen; außerdem können Sie unsere KI um ein Protokoll, eine Zusammenfassung oder eine Aufgabenliste bitten.

• E-Mail-Adresse;
• Passwort, gespeichert ausschließlich als kryptografischer Hash in eine Richtung (wir sehen und speichern Ihr tatsächliches Passwort nie);
• bei Anmeldung mit Google: eine Google-Kontokennung (Ihr Google-Passwort erhalten wir nicht);
• Ihr Tarif, das Datum der E-Mail-Bestätigung, das Datum der Kontoerstellung und der Kontostatus.

• von Ihnen hochgeladene Audioaufnahmen samt Dateiname, Größe und Dauer;
• Transkripte, einschließlich alles Gesprochenen, der von Ihnen eingegebenen Sprechernamen und der Wortzeiten;
• von der KI erstellte Dokumente (Protokolle, Zusammenfassungen, Aufgabenlisten) und Übersetzungen.

Ihre Inhalte können personenbezogene Daten anderer Personen enthalten, die in der Aufnahme sprechen. Siehe Abschnitt 10.

Um zu zeigen, wer was gesagt hat, unterscheidet der Dienst die Stimmen innerhalb einer einzelnen Aufnahme. Er identifiziert keine Personen anhand ihrer Stimme, erstellt keine Stimmprofile oder Stimmabdrücke und bewahrt nach Abschluss des Transkripts keinerlei Stimmmerkmale auf. Jede Aufnahme wird unabhängig verarbeitet: Tritt dieselbe Person in mehreren Aufnahmen auf, stellt der Dienst keine Verbindung her. Sprecher werden allgemein bezeichnet (zum Beispiel „Sprecher 1"), sofern Sie nicht selbst Namen eintragen.

• Verarbeitungsprotokolle (Auftragsstatus, Bearbeitungsdauer, Fehler) — ohne den Inhalt Ihrer Aufnahmen;
• Nutzungszähler, die für die Tarifgrenzen nötig sind (zum Beispiel verbrauchte Minuten);
• einmalige Links aus E-Mails (Kontobestätigung, Passwortzurücksetzung), nur als Hash gespeichert und zeitlich begrenzt gültig;
• technische Daten wie Ihre IP-Adresse, verarbeitet von unseren Infrastrukturanbietern, um den Dienst bereitzustellen und vor Missbrauch zu schützen.

Wir setzen keine Analysewerkzeuge, keine Werbung, keine Zählpixel und keine Tracking-Cookies ein. Das einzige Cookie, das wir setzen, ist ein Sitzungscookie, das Sie angemeldet hält. Es ist für den Betrieb des Dienstes unbedingt erforderlich.

Wir verwenden Ihre Aufnahmen, Transkripte und Dokumente nicht, um KI-Modelle zu trainieren. Wir verkaufen Ihre Daten nicht und geben sie nicht zu Werbezwecken weiter.

• Anwendungsserver und Datenbank stehen in Polen;
• Aufnahmen, Exporte und Sicherungskopien werden in der Europäischen Union gespeichert;
• Transkription, KI-Dokumente und Übersetzungen entstehen auf Servern in der Europäischen Union.

Die gesamte Verarbeitung Ihrer Daten findet in der Europäischen Union statt:

Für den Betrieb des Dienstes arbeiten wir mit den folgenden Anbietern zusammen. Jeder von ihnen verarbeitet Daten nur in dem für seine Aufgabe erforderlichen Umfang. Einige dieser Anbieter sind außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums ansässig. Soweit ihre Verarbeitung eine Übermittlung personenbezogener Daten außerhalb des EWR umfasst, stützen wir uns auf die gesetzlich vorgesehenen Garantien, etwa die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission.

• Aufnahmen werden im Speicher mit AES-256-GCM verschlüsselt. Jede Datei hat ihren eigenen Schlüssel, und dieser Schlüssel ist seinerseits mit einem Hauptschlüssel verschlüsselt, der ausschließlich auf unserem Server liegt.
• Eine Aufnahme liegt nur während der Transkription unverschlüsselt vor, was in der Regel wenige Minuten dauert. Danach wird sie verschlüsselt. Ein automatischer Vorgang prüft, ob eine Aufnahme länger als sechs Stunden unverschlüsselt geblieben ist, und verschlüsselt oder löscht sie dann.
• Transkripte und von der KI erstellte Dokumente werden verschlüsselt in unserer Datenbank gespeichert.
• Sicherungskopien der Datenbank werden verschlüsselt, bevor sie den Server verlassen, und an einem gesonderten Ort aufbewahrt.
• KI-Verarbeitung: Für die Transkription wird die Audiodatei an den Rechenserver übertragen. Für KI-Dokumente und Übersetzungen wird ausschließlich Text übertragen, nicht die Aufnahme selbst. Die Rechenserver sind flüchtig und bewahren nach Abschluss der Aufgabe keine Daten auf.
• Der Zugriff von Mitarbeitenden auf Nutzerkonten beschränkt sich auf Verwaltung und Support. Jede administrative Handlung an einem Konto wird protokolliert (wer wann was getan hat). Diese Protokolle enthalten keine Transkriptinhalte.

Kein System ist vollkommen sicher, aber der Dienst ist so gebaut, dass Ihre Inhalte in jedem Schritt geschützt sind.

Ihre Aufnahmen, Transkripte, KI-Dokumente und Übersetzungen bewahren wir auf, bis Sie sie oder Ihr Konto löschen. Wir löschen sie nicht automatisch. Löschen Sie Ihr Konto, werden alle damit verbundenen Daten aus unserer Datenbank und aus dem Speicher entfernt. Sicherungskopien: Verschlüsselte Kopien der Datenbank bewahren wir 30 Tage auf. Sie enthalten Kontodaten, Angaben zu Aufnahmen sowie Transkripte und Dokumente. Audiodateien enthalten sie nicht. Von Ihnen gelöschte Daten können daher bis zu 30 Tage in den Sicherungskopien verbleiben und werden danach endgültig entfernt. Die Kopien dienen ausschließlich dazu, den Dienst nach einem Ausfall wiederherzustellen; einzelne Datensätze stellen wir damit nicht wieder her, gelöschte Daten kommen also nicht zurück.

• auf Ihre Daten zuzugreifen und eine Kopie davon zu erhalten;
• unrichtige Daten berichtigen zu lassen;
• Ihre Daten löschen zu lassen;
• die Verarbeitung einschränken zu lassen;
• Ihre Daten in einem übertragbaren Format zu erhalten (Ihre Transkripte können Sie ohnehin jederzeit selbst exportieren);
• der Verarbeitung zu widersprechen, die auf unserem berechtigten Interesse beruht.

Je nachdem, wo Sie leben, haben Sie das Recht,

Aufnahmen, Transkripte und Ihr gesamtes Konto können Sie im Dienst selbst löschen. Für alles andere schreiben Sie an privacy@sonafact.com. Wir antworten innerhalb eines Monats. Wenn Sie der Ansicht sind, dass wir Ihre Daten rechtswidrig verarbeiten, können Sie sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren — in Polen beim Präsidenten des Amtes für den Schutz personenbezogener Daten (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych) oder bei der Behörde des Landes, in dem Sie leben oder arbeiten.

Die Aufnahmen, die Sie hochladen, enthalten oft Stimmen und Äußerungen anderer Personen. Sie sind dafür verantwortlich, dass Sie diese Personen aufnehmen und die Aufnahme zu SonaFact hochladen dürfen — etwa indem Sie sie informieren oder ihre Einwilligung einholen, wo das Gesetz es verlangt. Nutzen Sie den Dienst beruflich, verarbeiten wir die Inhalte Ihrer Aufnahmen in Ihrem Auftrag und nach Ihren Weisungen. Geschäftskunden, die einen Auftragsverarbeitungsvertrag benötigen, können ihn unter privacy@sonafact.com anfordern.

Der Dienst richtet sich an Personen ab 18 Jahren. Daten jüngerer Personen verarbeiten wir nicht wissentlich.

Wir können diese Erklärung anpassen, wenn sich der Dienst ändert. Die neue Fassung veröffentlichen wir mit neuem Datum auf dieser Seite. Bei wesentlichen Änderungen benachrichtigen wir Sie vorab per E-Mail.

privacy@sonafact.com

Die Aufnahme wird verarbeitet, um Gesprochenes in Text umzuwandeln und zu trennen, wer was gesagt hat.

Innerhalb einer einzelnen Aufnahme unterscheidet der Dienst die Stimmen, um zu zeigen, wer was gesagt hat — zum Beispiel „Sprecher 1" und „Sprecher 2". Das geschieht ausschließlich, um dieses eine Transkript zu gliedern.

Sobald ein Transkript fertig ist, bleibt nichts über die darin enthaltenen Stimmen zurück. Spricht dieselbe Person in mehreren Ihrer Aufnahmen, weiß der Dienst nicht, dass es dieselbe Person ist. Jede Transkription beginnt bei null, und eine Aufnahme beeinflusst nicht, wie die nächste verarbeitet wird.

Wir erstellen keine Stimmabdrücke oder Stimmprofile und speichern keine Merkmale irgendeiner Stimme.

Steht in einem Transkript ein Name, dann weil Sie ihn eingetragen haben.

Für KI-Dokumente und Übersetzungen wird ausschließlich der Text des Transkripts verarbeitet, niemals die Aufnahme.

Nach der Transkription werden sie verschlüsselt und aufbewahrt, bis Sie sie oder Ihr Konto löschen. Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung, Abschnitte 7 und 8.

Vergewissern Sie sich vor dem Hochladen, dass die Personen in der Aufnahme davon wissen oder eingewilligt haben, wo das Gesetz es verlangt.

privacy@sonafact.com