Juridisch

Deze voorwaarden gelden voor het gebruik van de webdienst SonaFact op sonafact.com (de «Dienst»). Wie de Dienst levert («SonaFact», «wij») staat onderaan deze pagina onder «Dienstverlener». Door een account aan te maken ga je met deze voorwaarden akkoord. Ben je het er niet mee eens, gebruik de Dienst dan niet.

De Dienst zet geluidsopnames om in transcripten die je kunt corrigeren, beluisteren, exporteren en vertalen, en maakt AI-documenten zoals vergadernotulen, samenvattingen en takenlijsten.

Om de Dienst te gebruiken heb je een internetverbinding nodig, een recente versie van een gangbare browser met JavaScript en cookies ingeschakeld, en een werkend e-mailadres.

• Om een account aan te maken moet je 18 jaar of ouder zijn.
• Je geeft een geldig e-mailadres op en houdt je wachtwoord geheim.
• Je bent verantwoordelijk voor wat er via je account gebeurt.
• Eén account is voor één persoon, tenzij je abonnement iets anders bepaalt.

De Dienst wordt aangeboden in abonnementen met verschillende limieten (bijvoorbeeld audiominuten per maand). Welke abonnementen en limieten gelden, staat op de prijzenpagina. Betaalde abonnementen zijn nog niet online af te sluiten. Zolang online betalen niet beschikbaar is, brengt de Dienst niets in rekening. Voordat we gaan factureren vullen we deze voorwaarden aan met regels over betaling, verlenging en terugbetaling, en er wordt je niets in rekening gebracht zonder dat je daar uitdrukkelijk mee instemt.

• Je houdt alle rechten op de opnames die je uploadt en op de transcripten en documenten die daaruit voortkomen.
• Je geeft ons toestemming je inhoud op te slaan en te verwerken, uitsluitend om je de Dienst te leveren.
• Het is aan jou om het recht te hebben de mensen in je opnames op te nemen en die opnames naar de Dienst te uploaden (zie ook onderdeel 10 van de privacyverklaring).

• inhoud uploaden die onrechtmatig is of waarop je geen rechten hebt;
• de Dienst gebruiken om rechten van anderen te schenden, waaronder privacy en intellectuele eigendom;
• proberen de beveiliging of de limieten van de Dienst te doorbreken, te overbelasten of te omzeilen;
• de Dienst benaderen met geautomatiseerde middelen anders dan die wij aanbieden;
• de Dienst doorverkopen zonder onze schriftelijke toestemming.

Je mag niet:

We kunnen een account dat deze voorwaarden schendt opschorten of blokkeren. Waar dat kan, laten we eerst weten wat er mis is en geven we je de kans het recht te zetten.

Transcripten, vertalingen en AI-documenten worden automatisch gemaakt en kunnen fouten bevatten. Controleer ze voordat je erop vertrouwt, zeker bij juridische, medische, financiële of andere belangrijke beslissingen.

We doen ons best om de Dienst beschikbaar en betrouwbaar te houden, maar we garanderen geen ononderbroken werking. We kunnen onderhoud uitvoeren en functies wijzigen of stopzetten. Exporteer transcripten die belangrijk voor je zijn en bewaar er zelf een kopie van.

Voor zover de wet dat toelaat zijn we niet aansprakelijk voor indirecte schade, gederfde winst of gegevensverlies door het gebruik van de Dienst. Niets in deze voorwaarden beperkt onze aansprakelijkheid waar de wet dat niet toestaat, in het bijzonder voor opzettelijk veroorzaakte schade, en niets beperkt de rechten die de wet aan consumenten toekent.

Je kunt op elk moment stoppen met de Dienst en je account in de instellingen verwijderen. Daarmee eindigt de overeenkomst en worden je gegevens gewist zoals beschreven in de privacyverklaring. Wij kunnen de overeenkomst beëindigen met een opzegtermijn van ten minste 30 dagen per e-mail, of onmiddellijk bij een ernstige schending van deze voorwaarden. Ben je consument in de Europese Unie, dan mag je de overeenkomst binnen 14 dagen na het aanmaken van je account zonder opgaaf van reden ontbinden door je account te verwijderen of ons dat per e-mail te laten weten.

Een klacht over de Dienst stuur je naar support@sonafact.com. Beschrijf wat er mis is en, als het kan, hoe je het opgelost wilt zien. We reageren binnen 14 dagen.

We kunnen deze voorwaarden wijzigen om gegronde redenen, zoals veranderingen in de Dienst, in de wet of in beveiligingseisen. We laten het je minstens 14 dagen voordat ze ingaan per e-mail weten. Ga je niet akkoord, dan kun je je account vóór die datum verwijderen.

Op deze voorwaarden is Pools recht van toepassing. Ben je consument, dan ontneemt dat je niet de bescherming van de dwingende regels van het land waar je woont, en kun je je wenden tot de rechter die volgens het toepasselijke recht bevoegd is.

support@sonafact.com

Deze privacyverklaring legt uit hoe SonaFact («SonaFact», «wij») met persoonsgegevens omgaat wanneer je de webdienst SonaFact op sonafact.com (de «Dienst») gebruikt. Wie de Dienst levert en verwerkingsverantwoordelijke is voor je accountgegevens, staat onderaan deze pagina onder «Dienstverlener». Heb je een vraag over privacy, mail dan naar privacy@sonafact.com. Deze verklaring gaat alleen over de webdienst SonaFact. Ze geldt niet voor de SonaFact-desktopapp, die alles op je eigen computer bewaart en niets naar ons stuurt.

Je uploadt een geluidsopname. Wij zetten die om in een transcript met tijdstempels en onderscheiden daarbij de sprekers. Je kunt het transcript corrigeren, beluisteren, exporteren en vertalen, en onze AI om notulen, een samenvatting of een takenlijst vragen.

• je e-mailadres;
• je wachtwoord, uitsluitend opgeslagen als eenrichtingshash (je echte wachtwoord zien of bewaren we nooit);
• log je in met Google, dan een Google-account-identificatie (je Google-wachtwoord krijgen we niet);
• je abonnement, de datum waarop je je e-mailadres bevestigde, de aanmaakdatum van je account en de status ervan.

• de opnames die je uploadt, met bestandsnaam, grootte en duur;
• de transcripten, inclusief alles wat er gezegd is, de sprekersnamen die je invult en de tijd van elk woord;
• de documenten die de AI maakt (notulen, samenvattingen, takenlijsten) en de vertalingen.

Je inhoud kan persoonsgegevens bevatten van anderen die in de opname spreken. Zie onderdeel 10.

Om te kunnen tonen wie wat zei, onderscheidt de Dienst de stemmen binnen één opname. Hij herkent niemand aan zijn stem, maakt geen profielen of stemafdrukken en bewaart na afloop van het transcript geen enkel stemkenmerk. Elke opname wordt los verwerkt: spreekt dezelfde persoon in meerdere opnames, dan legt de Dienst daar geen verband tussen. Sprekers krijgen neutrale aanduidingen (bijvoorbeeld «Spreker 1»), tenzij je zelf namen invult.

• verwerkingslogs (status van de opdracht, duur, fouten), zonder de inhoud van je opnames;
• tellers die nodig zijn om de limieten van je abonnement toe te passen (bijvoorbeeld verbruikte minuten);
• eenmalige links die we per e-mail sturen (accountbevestiging, wachtwoord wijzigen), alleen als hash opgeslagen en beperkt geldig;
• technische gegevens zoals je IP-adres, die onze infrastructuurleveranciers verwerken om de Dienst te leveren en tegen misbruik te beschermen.

We gebruiken geen analysetools, advertenties, pixels of trackingcookies. De enige cookie die we plaatsen is een sessiecookie die je ingelogd houdt. Die is strikt noodzakelijk om de Dienst te laten werken.

We gebruiken je opnames, transcripten of documenten niet om AI-modellen te trainen. We verkopen je gegevens niet en geven ze niet door voor advertenties.

• de applicatieserver en de database staan in Polen;
• opnames, exports en back-ups worden in de Europese Unie bewaard;
• transcripten, AI-documenten en vertalingen worden gemaakt op servers binnen de Europese Unie.

Al je gegevens worden binnen de Europese Unie verwerkt:

Om de Dienst te leveren werken we met de onderstaande leveranciers. Elk van hen verwerkt gegevens alleen voor zover zijn taak dat vraagt. Sommige zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte. Brengt hun werk een doorgifte van persoonsgegevens buiten de EER met zich mee, dan steunen we op de passende waarborgen die de wet vereist, zoals de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.

• Opnames worden in de opslag versleuteld met AES-256-GCM. Elk bestand heeft zijn eigen sleutel, en die sleutel is op zijn beurt versleuteld met een hoofdsleutel die alleen op onze server bestaat.
• Een opname staat alleen onversleuteld klaar zolang het transcript gemaakt wordt — doorgaans enkele minuten. Daarna wordt ze versleuteld. Een automatisch proces spoort elke opname op die langer dan zes uur onversleuteld is gebleven en versleutelt of verwijdert haar.
• Transcripten en AI-documenten staan versleuteld in onze database.
• Back-ups van de database worden versleuteld voordat ze de server verlaten en apart bewaard.
• AI-verwerking: voor het transcript gaat het geluid naar de rekenserver. Voor AI-documenten en vertalingen gaat alleen tekst mee, nooit de opname. De rekenservers zijn tijdelijk en bewaren na afloop van de opdracht niets.
• Toegang van medewerkers tot accounts blijft beperkt tot beheer en ondersteuning. Elke beheerhandeling op een account wordt vastgelegd (wie, wat en wanneer). Die logs bevatten geen inhoud van transcripten.

Geen enkel systeem is volkomen veilig, maar de Dienst is zo gebouwd dat je inhoud in elke stap beschermd is.

We bewaren je opnames, transcripten, AI-documenten en vertalingen totdat je ze verwijdert of je account opzegt. We wissen ze niet automatisch. Verwijder je je account, dan verdwijnen alle bijbehorende gegevens uit onze database en uit de opslag. Back-ups: we bewaren versleutelde kopieën van de database 30 dagen. Die bevatten accountgegevens, informatie over opnames, transcripten en documenten. Audiobestanden zitten er niet in. Gegevens die je verwijdert, kunnen dus nog tot 30 dagen in back-ups staan; daarna zijn ze definitief weg. Back-ups dienen alleen om de Dienst na een storing te herstellen; we gebruiken ze niet om losse gegevens terug te halen, dus wat je verwijderd hebt, komt niet terug.

• je gegevens in te zien en er een kopie van te krijgen;
• onjuiste gegevens te laten corrigeren;
• je gegevens te laten wissen;
• de verwerking te laten beperken;
• je gegevens in een overdraagbaar formaat te ontvangen (je kunt je transcripten trouwens zelf exporteren wanneer je wilt);
• bezwaar te maken tegen verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang.

Afhankelijk van waar je woont heb je het recht om:

Opnames, transcripten en je hele account kun je binnen de Dienst zelf verwijderen. Voor al het andere mail je naar privacy@sonafact.com. We reageren binnen een maand. Vind je dat we je gegevens onrechtmatig verwerken, dan kun je een klacht indienen bij een toezichthoudende autoriteit — in Polen bij Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (de voorzitter van de Poolse autoriteit persoonsgegevens), of bij de toezichthouder van het land waar je woont of werkt.

In de opnames die je uploadt klinken vaak de stem en de woorden van anderen. Het is aan jou om het recht te hebben hen op te nemen en die opname naar SonaFact te uploaden — bijvoorbeeld door hen te informeren of om toestemming te vragen waar de wet dat verlangt. Gebruik je de Dienst zakelijk, dan verwerken wij de inhoud van je opnames voor jou en volgens jouw instructies. Zakelijke klanten die een verwerkersovereenkomst nodig hebben, kunnen daarom vragen via privacy@sonafact.com.

De Dienst is bedoeld voor mensen van 18 jaar en ouder. We verwerken niet bewust gegevens van jongere personen.

We kunnen deze verklaring bijwerken als de Dienst verandert. De nieuwe versie zetten we op deze pagina, met een nieuwe datum. Gaat het om belangrijke wijzigingen, dan laten we het je per e-mail weten voordat ze ingaan.

privacy@sonafact.com

De opname wordt verwerkt om spraak in tekst om te zetten en uit elkaar te houden wie wat zei.

Binnen één opname houdt de Dienst de stemmen uit elkaar om te kunnen tonen wie wat zei, bijvoorbeeld «Spreker 1» en «Spreker 2». Dat dient uitsluitend om dat ene transcript te ordenen.

Als het transcript klaar is, blijft er niets over van de stemmen die erin klonken. Spreekt dezelfde persoon in meerdere opnames van jou, dan weet de Dienst niet dat het dezelfde persoon is. Elk transcript begint van voren af aan, en de ene opname beïnvloedt niet hoe de volgende verwerkt wordt.

We maken geen stemafdrukken of stemprofielen en bewaren van niemand een stemkenmerk.

Staat er in een transcript iemands naam, dan heb jij die ingevuld.

Voor AI-documenten en vertalingen wordt alleen de tekst van het transcript verwerkt, nooit de opname.

Ze worden na het transcript versleuteld en bewaard totdat je ze verwijdert, of je account opzegt. De details staan in onderdeel 7 en 8 van de privacyverklaring.

Zorg voordat je een opname uploadt dat de mensen erin dat weten of toestemming hebben gegeven waar de wet dat vraagt.

privacy@sonafact.com